Distansarbete och att jobba hemifrån

Det är arbetsgivaren som bestämmer var arbetet ska utföras. Distansarbete kan ske hemifrån men också från annan plats.

Innehåll
Distansarbete under coronapandemin
Om arbetstagare jobbar på distans, vad behöver arbetsgivare då tänka på utifrån ett arbetsmiljöperspektiv?
Arbetsutrustning
Försäkringar vid distansarbete
Anställningsvillkor vid distansarbete utomlands
Återvända till ordinarie arbetsplats
Arbetsplatsens design

Distansarbete under coronapandemin

Jobba hemifrån om det är möjligt. Det är Folkhälsomyndighetens rekommendation från och med den 30 juli 2020.

Pandemin är inte över och det finns fortfarande risk för smittspridning.

Med anledning av coronakrisen rekommenderar svenska myndigheter arbetsgivare att, när det är möjligt, fortsätta låta sina arbetstagare jobba hemifrån tillsvidare. Vårt råd är som tidigare — att följa rekommendationerna. Så om det är möjligt i din verksamhet bör du låta dem som kan fortsätta arbeta hemifrån. Om många träffas på arbetsplatsen är det annars risk för att smittspridning tar fart.

Arbetsmiljöaspekten på det hela är att det ska fungera bra för dem som jobbar hemifrån. Håll kommunikationen igång. Prata med dina medarbetare om hur de upplever situationen.

Ingen önskar att det ska vara såhär. Men vi behöver alla anpassa oss efter situationen för att minska smittspridning. När det är dags för återgång till arbetsplatsen finns det en del saker du bör tänka på.

Om arbetstagare jobbar på distans, vad behöver arbetsgivare då tänka på utifrån ett arbetsmiljöperspektiv?

Fortfarande arbetsmiljöansvar

Arbetsgivaren har alltid kvar sitt arbetsmiljöansvar för sina arbetstagare oavsett var arbetet utförs för arbetsgivarens räkning. I rådande pandemiläge utför många arbetstagare sitt arbete på distans. Till exempel hemifrån.

Upprätta ordning för distansarbete

Om det normalt utförs arbete hemifrån finns förmodligen redan en ordning för detta. Om det normalt inte utförs arbete hemifrån behöver arbetsgivaren i så fall upprätta en ordning för hur distansarbete ska skötas och vad som då gäller.

Teknik, utrustning och avstämningar

Arbetsgivaren behöver i detta ha dialog med arbetstagarna och informera om vad som gäller. Teknik och arbetsutrustning behöver fungera. Kontakt och avstämningar mellan kollegor samt mellan chef och arbetstagare kan behöva skötas på annat sätt än brukligt.

Arbetstagare behöver veta till vem de ska vända sig vid behov. Löpande uppföljning kan behövas eftersom det i detta pandemiläge kan handla om arbete som utförs på distans flera veckor i sträck. Ibland kanske till och med månader.

Mer om arbetsmiljö under distansarbete

Arbetsgivaren har alltid ansvar för sina medarbetare när de utför arbete för arbetsgivarens räkning. Oavsett om arbetet utförs på kontoret, i butiken eller hemifrån. Det är du som är arbetsgivare som bestämmer var arbete kan utföras.

Arbetsgivarens arbetsmiljöarbete stannar inte upp bara för att anställda inte utför sitt arbete på arbetsplatsen. När arbete utförs hemifrån blir det extra viktigt att chef och medarbetare också pratar om hur arbetet fungerar. Ta gärna reda på om det finns några hinder för dina anställda att kunna utföra sina arbetsuppgifter på ett bra sätt. Ha en öppen dialog med dina medarbetare.

Checklista för dialog

  • Rutiner för avstämningar och samtal.
  • Mötestider och ordning för digitala möten.
  • Håll fast vid dagliga rutiner så som paus, lunchrast och promenader.
  • Prata om hur arbetsplatsen ser ut och utformats i hemmet samt om den på något sätt går att skilja från hemmet.
  • Ha oftare kontakt med varandra, både kollegor emellan och chef och medarbetare.
  • Känn av att samarbeten och relationer fungerar medarbetare emellan även om alla inte är på samma plats.
  • Prata ibland även om annat än själva arbetet och fråga varandra hur ni mår.
  • Prata om att tänka extra på att ta kortare pausar för att variera kroppens rörelser och ställningar.
  • Låna ut arbetsutrustning som exempelvis datorskärm och tangentbord till hemmet om det går.

Arbetsutrustning

Ta reda på hur arbetssituationen är

Dialog mellan chef och medarbetare har alltid betydelse. Inte minst när det gäller arbetsutrustning hemma. Du som chef bör sätta dig in i hur arbetsmiljön ser ut hos dina medarbetare även när de jobbar hemifrån.

När du inte ser arbetsplatsen med egna ögon

Ju längre tid dina medarbetare jobbar hemifrån desto viktigare blir det med arbetsmiljön. Men du kanske inte har varit där och sett arbetsplatsens utformning med egna ögon? En idé är att be dina medarbetare att skicka bilder av hur deras hemarbetsplatser ser ut.

Förebygg ohälsa och olycksfall även i hemmen

Det finns ingen regel som säger att du som är arbetsgivare är skyldig att skaffa exempelvis ergonomiska möbler till arbetstagares hem. Det arbetsmiljölagstiftningen säger är att du är skyldig att förebygga ohälsa och olycksfall.

Det betyder i praktiken att du kanske ändå behöver skaffa fram utrustning som underlättar arbetssituationen hemma. När det gäller ergonomi och teknisk utrustning till exempel. För det är lätt hänt att arbetsställningar blir sämre hemma än på en ergonomiskt utformad arbetsplats. Då ökar samtidigt hälsoriskerna. Dem måste du ha koll på.

Försäkringar vid distansarbete

I princip gäller kollektivavtalade försäkringar vid distansarbete, oavsett var arbetet utförs. Arbetsskadeförsäkringen TFA gäller alltså vid distansarbete, men det krävs alltid att olycksfallet har ett direkt samband med arbetet. Detta samband utreds alltid i arbetsskadeärenden, och det innebär att en skada som inträffar på arbetsplatsen under arbetstid har ett starkt och tydligt samband med arbetet.

Arbetsskadeförsäkringen gäller inte olycksfall i hemmet i största allmänhet. Därför innebär det till exempel att den som bränner sig vid kaffekokning i hemmet under arbetstid inte kan få ersättning för arbetsskada, men den som bränner sig på jobbets kaffeautomat kan få det.

Distansarbete utomlands

Socialförsäkringen är i princip inte arbetsgivarens ansvar. Dock bör man notera att många av de kollektivavtalade försäkringarna förutsätter att man omfattas av svensk socialförsäkring. Vid arbete utomlands skiljer man på bosättningsbaserade och arbetsbaserade förmåner, och olika regler gäller inom EU/EES respektive andra länder med och utan socialförsäkringskonvention med Sverige. Medarbetaren bör själv ta reda på vad som gäller i denna fråga genom kontakt med Försäkringskassan före beslut om distansarbete utomlands.

Om arbetstagaren blir sjuk vid distansarbete utomlands

I det fall arbetstagaren skulle insjukna i ett annat EU-land ska personen ges rätt till akutvård på samma villkor som för invånarna i det land där man befinner sig. Så det innebär att arbetstagaren bör informera sig om villkoren för offentlig sjukvård i det EU-land där hen planerar att uppehålla sig och beställa det så kallade EU-kortet från Försäkringskassan. Vid distansarbete i länder utanför EU gäller andra regler och arbetstagaren kan behöva komplettera sitt försäkringsskydd. Detta är dock inget ansvar för arbetsgivaren om inte utlandsarbetet är beordrat.

Anställningsvillkor vid distansarbete utomlands

Arbetsgivaren bestämmer var arbetet ska utföras. När det gäller distansarbete utomlands är det först och främst viktigt att det finns tydligt dokumenterat att hela utlandsvistelsen sker på medarbetarens eget initiativ, det vill säga frivilligt distansarbete. På så sätt undviker du som arbetsgivare att hamna i svåra gränsdragningsfrågor om huruvida detta var en beordrad utlandsresa av arbetsgivaren.

Vid distansarbete utomlands kan det uppstå frågor om vilket lands arbetsrätt och arbetsmiljölagstiftning som gäller. Handlar det om kortare perioder upp till några månader är det vanligtvis inte något större problem, men handlar det om längre perioder är vår rekommendation att arbetsgivare och arbetstagare träffar ett specifikt anställningsavtal för den period distansarbetet utomlands gäller.

Arbetsgivaren kan behöva kunskap om andra länders arbetsrätt

I enlighet med EU:s Rom I-förordning gäller som utgångspunkt det lands arbetsrätt som parterna har kommit överens om i det enskilda anställningsavtalet. Därmed är det teoretiskt sett fullt möjligt att hävda att svensk rätt ska gälla vid distansarbete utomlands, men detta bör givetvis regleras i det enskilda anställningsavtalet. Vilket lands arbetsrätt som ska gälla får dock inte innebära att den anställde fråntas det skydd som tvingande lagstiftning fastslår i det land där den anställde arbetar.

Exempel

Den anställde har vänt sig till arbetsgivaren med önskemål om att få utföra sitt arbete från sin lägenhet i Alicante det närmaste året. Parterna träffar ett avtal om distansarbete utomlands, där svensk rätt ska vara tillämplig på anställningsförhållandet. I enlighet med spansk rätt är arbetstagaren dock berättigad ett minimum om 30 semesterdagar per år. Detta innebär alltså att parterna inte kan avtala om att 25 dagars semesterrätt ska gälla för anställningsförhållandet under tiden som distansarbete pågår.

Har parterna inte kommit överens om vilken arbetsrätt som ska gälla föreskriver Rom I-förordningen att anställningsavtalet ska vara underkastat lagen i det land där den anställde arbetar. Detta kallas för principen lex loci laboris. Är det inte möjligt att fastställa tillämplig arbetsrätt enligt denna princip, till exempel vid arbete i flera länder, blir i stället arbetsrätten i det land tillämplig där arbetsgivaren är lokaliserad och där arbetstagaren anställdes.

Skulle det dock vara som så att det vid en samlad bedömning framgår att anställningsförhållandet har en närmare anknytning till ett annat land, ska det landets arbetsrätt gälla. Här tittar man bland annat på frågor som var den anställde har sin bostad, var den anställde betalar skatt, var arbetsgivaren är lokaliserad osv.

Ovanstående illustrerar att arbetsgivare noggrant behöver överväga om situationer med längre tids distansarbete utomlands ska tillåtas. Arbetsgivaren behöver då både kunskap och tid för att få ett anställningsavtal på plats som håller även utifrån tvingande regler i det land där den anställde distansarbetar.

Återvända till ordinarie arbetsplats

Om du upptäcker att hälsoriskerna blir stora, kan det också vara så, att det bästa trots allt är att lämna hemmet och använda den ordinarie arbetsplatsen igen. Men det är under förutsättning att det är möjligt.

Arbetsplatsens design

Undvik smitta på den ordinarie arbetsplatsen

Arbetar ni i egna kontorsrum (så kallade cellkontor), landskap eller aktivitetsbaserat kontor? Hur ser arbetet ut för att minimera smittoriskerna på kontoret? Ur smittorisksynpunkt är egna kontorsrum det bästa för att undvika smitta även efter coronakrisen. Fundera på arbetsplatsens design när medarbetare har möjlighet och vill komma tillbaka till arbetsplatsen.