Anställa medarbetare

När du ska anställa är det flera saker du måste ha i åtanke som arbetsgivare. Följ vår guide så undviker du de vanligaste fallgroparna.

Företrädesrätt

När du ska anställa får du inte glömma bort att först kontrollera om det finns deltidsanställd personal som har anmält intresse av att gå upp i sysselsättningsgrad eller om det finns tidigare anställd personal som har företrädesrätt till återanställning (efter att ha sagts upp på grund av arbetsbrist).

Ta referenser

För att vara säker på att du anställer rätt person bör du ta referenser från tidigare arbetsgivare. Detta är en grannlaga uppgift som ofta är det bästa verktyget för att tillse att rätt person anställs. Upprätta gärna en mall för referenstagning så att alla rekryteringar hanteras så lika som möjligt. 

Referenstagningen tas ofta i slutskedet av en rekryteringsprocess då endast en eller enstaka jobbkandidater återstår.

Du behöver inte nöja sig med endast de referenser som jobbkandidaten har uppgivit. Det kan vara en god idé att vid intervjun fråga kandidaten om hen inte kan ge ytterligare referenser (för att slippa hamna i ett alltför tillrättalagt sammanhang). Det är inte ovanligt  - och måhända förståeligt - att en kandidat inte lämnar referenser från sin nuvarande arbetsgivare. Att inte kandidatens chef kan kontaktas behöver dock inte utesluta att det kan finns andra chefer eller medarbetare som kan användas hos den nuvarande arbetsgivaren. Detta blir särskilt viktigt om kandidaten har arbetat hos sin nuvarande arbetsgivare under en lång tid.  

Precis som vid en anställningsintervju bör referenstagaren ställa tydliga frågor; de flesta referenser drar sig sannolikt för att utan anledning uttala sig negativt om en person som har bett dem att vara referens men torde svara sanningsenligt på direkta frågor från referenstagaren. Att ställa öppna frågor som kräver att refensen svara på ett utvecklande sätt är en god idé samt även att referenstagaren är lyhörd och flexibel nog (och inte alltför hårt styrd av sin mall/frågelista) att ställa relevanta följdfrågor utfrån de svar som referenser ger. 

Exempel på några hyfsat grundläggande frågor som kan ställas:

  • Hur känner du kandidaten?
  • Hur länge arbetade ni ihop?
  • Vilka dagliga arbetsuppgifter hade kandidaten?
  • Vad tror du att kandidaten behöver för sin fortsatta yrkesutveckling?
  • Har det förekommit disciplinära problem?
  • Har kandidaten lätt för att samarbeta?
  • Kan kandidaten ta egna inititativ?
  • Hade kandidaten stor frånvaro? (Bortse från frånvaro som beror på föräldraledighet eller funktionshinder.)
  • Varför slutade kandidaten sin anställning?
  • Hade kandidaten kunnat stanna kvar om hen hade velat?
  • Om det var du som skulle anställa: skulle du anställa kandidaten och i så fall för vilken position?

Ta gärna referenser även vid visstidsanställningar eftersom det inte är ovanligt att visstidsanställda "biter" sig kvar (får flera ansällningar efter varandra) och så småningom kanske blir tillsvidareanställda. 

Registerkontroll

Obligatorisk registerkontroll

En obligatorisk registerkontroll innebär att arbetsgivaren är skyldig att begära att den som erbjuds anställ­ning lämnar ett utdrag ur belastningsregistret:

  • Bestämmelser om kontroll av utdrag ur belastningsregistret av personal i skolverksamhet finns i skollagen (2010:800). En sådan registerkontroll ska göras avseende den som erbjuds en anställning inom förskolan, förskoleklassen, fritidshemmet, grundskolan, grundsärskolan, specialskolan och sameskolan samt inom viss annan pedagogisk verksamhet. Kravet på registerkontroll omfattar även den som genom skolhuvudmannens försorg arbetar inom de berörda verksamheterna på i huvudsak samma villkor som en där anställd person, till exempel inhyrd personal från ett bemanningsföretag eller enskilda uppdragstagare som utför stödfunktioner såsom städning, skolmåltider, skolskjuts eller fastighetsskötsel. Detsamma gäller den som utför praktiktjänstgöring eller arbetspraktik.

    Personer som bara utför tillfälliga arbetsuppgifter behöver inte lämna in något registerutdrag, till exempel en elektriker som anlitats för att utföra vissa reparationsarbeten. Andra som inte omfattas av den obligatoriska registerkontrollen är till exempel barns och elevers personliga assistenter, föräldrar som deltar i verksamheter där deras barn vistas samt vuxna familjemedlemmar till dagbarnvårdare i familjedaghem. Föräldrar i föräldrakooperativa förskolor behöver inte heller lämna in något registerutdrag, även om de utför arbetsuppgifter som annars skulle kunna utföras av anställda. Det beror på att de inte utför arbetet på grund av ett anställnings- eller uppdragsavtal med huvudmannen för förskolan. 

    Registerutdraget ska vara högst högst ett år gammalt. Registerutdraget ska återlämnas i original om den arbetssökande begär det. Arbetsgivaren bör behålla en kopia av utdraget. 
  • Enligt lagen (2007:171) om registerkontroll av personal vid vissa boenden som tar emot barn, får hem för vård eller boende (HVB) eller stödboenden enligt 6 kapitlet socialtjänstlagen (2001:453) som tar emot barn inte anställa någon om inte kontroll görs av belastnings- och misstankeregistret. Detsamma gäller den som erbjuds uppdrag, praktiktjänstgöring eller liknande vid ett sådant hem eller boende under omständigheter liknande dem som förekommer vid anställning inom verksamheten. Såväl den som erbjuds anställning som arbetsgivaren kan inhämta utdraget. 

    Utdraget ska vara högst sex månader gammalt. Utdraget ska återlämnas i original om den arbetssökande begär det. Utdraget eller en kopia av det ska bevaras av arbetsgivaren under minst två år från det att anställningen (eller motsvarande) påbörjades.

  • Den som enligt lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) bedriver verksamhet som omfattar insatser åt barn med funktionshinder, får inte anställa någon för sådana insatser utan att först kontrollera om hen förekommer i belastningsregistret. Bestämmelser om en sådan obligatorisk registerkontroll finns i lagen (2010:479) om registerkontroll av personal som utför vissa insatser åt barn med funktionshinder, som även anger att registerkontroll ska göras avseende uppdragstagare, anställd hos ett bemanningsföretag eller annan som ingått avtal med den som bedriver sådan verksamhet och som erbjuds eller tilldelas arbetsuppgifter som omfattar stöd- och serviceinsatser åt barn med funktionshinder och fullgör dessa uppgifter som om han eller hon var anställd i verksamheten. Detsamma gäller den som erbjuds praktiktjänstgöring som omfattar stöd- och serviceinsatser åt barn med funktionshinder. Motsvarande gäller den som tilldelas arbetsuppgifter eller som erbjuds anställning som personlig assistent av den assistansberättigade själv.

    Skyldigheten att kontrollera registerutdrag omfattar inte en förälder som ska utföra insatser åt sitt eget barn eller en person som ska anställas på nytt och för mindre än ett år sedan var anställd hos samma arbetsgivare.

    Registerutdraget får inte vara äldre än ett år. Registerutdrag ska återlämnas i original om den arbetssökande begär det. Utdraget eller en kopia av det ska bevaras i minst två år från det att anställningen (eller motsvarande) påbörjades.

  • Enligt lagen (2018:1219) om försäkringsdistribution ska viss personal som arbetar med försäkringsdistribution uppvisa utdrag ur belastningsregistret.

    Registerutdrag får inte vara äldre än tre månader. Den utförda kontrollen får inte dokumenteras på annat sätt än genom en anteckning om att registerutdraget har visats upp.

Fakultativ (frivillig) registerkontroll

Den som erbjuds anställning, uppdrag, praktik eller är anställd hos underleverantör ska enligt lag (2013:852) om registerkontroll av personer som ska arbeta med barn på begäran visa upp ett utdrag ur polisens belastningsregister för arbetsgivaren/uppdragsgivaren om arbetet/uppdraget innebär direkt och regelbunden kontakt med barn. Reglerna gäller även de som är ledare i ideella barnverksamheter såsom en idrottsförening. 

Anledningen till att det är frivilligt att kräva uppvisande av utdraget är att många uppdrag inom ideella verksamheter finns uppdrag av olika art och av olika längd, varför det skulle innebära en stod och onödig administrativ börda om det var obligatoriskt att kräva registerutdrag för alla uppdrag

Utdraget får inte vara äldre än ett år. Arbetsgivaren får inte spara uttdraget utan endast anteckna att det har uppvisats.

Informell registerkontroll

Arbetsgivare som inte omfattas av den författningsreglerade registerkontrollen har inte någon uttrycklig rätt enligt lag att begära att en arbetssökande eller en arbetstagare visar upp ett belastningsregisterutdrag inför eller under en anställning. Avsaknaden av en sådan reglering innebär dock inte att det är förbjudet för arbetsgivaren att begära att en arbetssökande själv begär ett utdrag ur belastnings-registret och visar upp det för arbetsgivaren. Utdragen begärs i dessa fall med stöd av den rätt till insyn i belastningsregistret som tillkommer den enskilde enligt lagen om belastningsregister. Den kontroll som sker genom denna metod kan beskrivas som en informell registerkontroll.

Flera lagutredningar har genomförts - än så länge utan resultat - i syfte att begränsa denna typ av informell registerkontroll eftersom den är integritetskänslig och riskerar att försvåra belastade personers anpassning till samhället.

Får en belastad person anställas?

Registerutdragen inehåller ett urval av de brott som har bedömts vara intressanta för arbetsgivarens lämplighetsprövning. I belastningsregistret finns endast domar, i misstankeregisret finns även uppgifter om brottsmisstnakar som inte har lett till fällande dom. Endast svenska förhållanden redovisas i registren.

Det finns inte något förbud mot att anställa, anlita eller ta emot en person som har anteckningar om brott i sitt registerutdrag. Registerutdraget i sig ger inte något svar på om en person är lämplig för ett visst arbete. Att en person har straffats för något brott innebär inte att hen med automatik är olämplig att utföra vissa uppgifter för all framtid. Det är viktigt att tänka på att registerutdraget bara är en del av bedömningsunderlaget när en arbetsgivare ska avgöra om någon är lämplig att anställa, anlita eller ta emot i verksamheten.

Oavsett om någons registerutdrag innehåller anteckningar om brott eller inte behöver arbetsgivaren säkerställa att personen är lämplig för det aktuella arbetet även på andra sätt, exempelvis genom att ta referenser.

Barns och ungas trygghet och säkerhet ska alltid komma i första hand.

Att tänka på inför anställning

  • En arbetsgivare får enligt diskrimineringslagen inte diskriminera den som hos arbetsgivaren gör en förfrågan om eller söker arbete.
  • Om ett avtal om anställning för viss tid träffas utan stöd i vare sig lag eller avtal kan anställningen av domstol förklaras gälla tills vidare.
  • Enligt lagen om anställningsskydd (LAS) övergår en provanställning automatiskt till en tillsvidareanställning om arbetsgivaren inte avbryter den senast vid prövotidens utgång. Det samma gäller vid en allmän visstids anställning som varat mer än två år inom de senaste fem åren samt vid vikariat som varat mer än sammanlagt två år inom de senaste fem åren.
  • Det finns en allmän informationsplikt som säger att arbetsgivaren på en egen välkänd anslagstavla ska informera om lediga tillsvidaretjänster.
  • Kontrollera alltid vad som står i gällande branschavtal eftersom de kan innehålla andra möjliga anställningsformer än de som anges i LAS.
  • Är det en ny befattning som ska inrättas kan det innebära att arbetsgivaren måste förhandla enligt medbestämmandelagen. (Viktigare förändring.)
  • Sådan skyldighet att förhandla kan också föreligga om en chef eller arbetsledare ska anställas.
  • Skriftligt anställningsavtal är alltid att föredra.
  • Använd för säkerhets skull våra blanketter för anställningsavtal.

Uppgift om andras meriter

Till sökanden som inte fick jobbet

Om en arbetsgivare inte anställer en arbetssökande eller väljer att inte ta ut en arbetssökande till anställningsintervju, eller om en arbetstagare inte har befordrats eller tagits ut till utbildning för befordran ska arbetsgivaren på begäran av sökanden lämna en skriftlig uppgift angående vilken utbildning, yrkeserfarenhet och andra meriter den hade som togs ut till anställningsintervju eller som fick arbetet eller utbildningsplatsen.

Anställd i civilsamhället

Tema ledarskap

Fler än 180 000 personer är anställda inom det svenska civilsamhället. Läs vår forskarrapport Anställd i civilsamhället. Rapporten är den första vetenskapliga studie som undersökt hela gruppen av anställda i sektorn.

Uppdaterad
för 6 månader sen