Hur ska ett anställningsavtal med företagets VD skrivas?

Den inledande frågan som arbetsgivaren bör ställa sig är om tjänsten innebär att den anställde har en företagsledande ställning eller inte. Företagsledare omfattas inte av anställningsskyddslagen. För en företagsledares anställningsavtal gäller endast vanliga avtalsrättsliga regler. Vilket givetvis påverkar avtalets utformning.

För att en anställd ska anses ha företagsledande ställning krävs

• dels att denne verkligen har företagsledande arbetsuppgifter,
• dels att anställningsvillkoren speglar arbetsuppgifternas svårighetsgrad och avsaknaden av lagstadgat anställningsskydd.

En företagsledande ställning innebär att den anställde har en särskild förtroendeställning och utgör en förlängning av arbetsgivaren. Arbetsuppgifterna brukar vara förenade med stort ansvar och stor självständighet.

Firmateckningsrätt och befogenhet att ta beslut för verksamhetens räkning är typiskt sett sådana arbetsuppgifter som innefattar att man har en särskild förtroendeställning.

En företagsledare är normalt sett endast underställd styrelsen och har ingen chef ovanför sig. Såvida det inte är frågan om ett större företag.

Anställningsvillkoren ska spegla den anställdes ställning som företagsledare. En företagsledare har normalt en högre lön än övriga arbetstagare på arbetsplatsen.

Emellanåt avviker även pensionslösningen från gällande tjänstepensionsplan. Även om det många gånger är klokt att tillämpa ordinarie pensionsplan. Vidare brukar uppsägningstidens längd (eventuellt i kombination med ett avgångsvederlag) vara förmånligare än vad kollektivavtalet föreskriver.

Är den anställde visserligen chef för en mindre arbetsplats men har anställningsvillkor helt i enlighet med det kollektivavtal som gäller för övriga anställda på arbetsplatsen torde vederbörande inte ha en företagsledande ställning. Vid bedömningen av anställningsvillkoren bör en jämförelse med vad som gäller i branschen göras.

Kretsen av personer som inte omfattas av anställningsskyddslagen ska bedömas ur ett snävt perspektiv. Ju mindre företag eller organisation man arbetar i desto färre personer omfattas av undantaget.

I små företag är det endast verkställande direktören som omfattas. I medelstora företag omfattas typiskt sett även vice verkställande direktör och eventuellt någon mer person.

I stora företag kan ytterligare någon eller några personer i företagets ledning anses undantagna från lagens tillämpning. Det är betydligt färre personer som är undantagna från anställningsskyddslagens tillämpning än vad som är den gängse uppfattningen.

MBL-förhandling vid anställning av chef

Observera att ett beslut om tillsättande av chef (oavsett om tjänsten är av företagsledande karaktär eller ej) först måste förhandlas enligt 11 § medbestämmandelagen (MBL) med samtliga kollektivavtalsbundna fackliga motparter innan anställningsbeslutet fattas.

Arbetsgivaren är skyldig att påkalla en sådan förhandling. Förhandlingen innebär att facken får anföra synpunkter, men det är givetvis arbetsgivaren som efter förhandlingen slutförande ensidigt fattar anställningsbeslutet.

Chefsavtalets innehåll

Vad ska arbetsgivaren tänka på när ett anställningsavtal åt en vd eller annan företagsledare ska skrivas? Nedan ges några viktiga hållpunkter för av vad ett sådant avtal bör innehålla.

Ingress

Avtalet kan inledas med en kort ingress som sedan följs av ett antal punkter. I slutet av avtalet bör platsen och datumet för undertecknandet anges samt en uppgift om hur många original som har upprättats och vilka som erhållit originalexemplar.

Ett chefsavtal bör därefter följas av att parterna i avtalet presenteras. Förutom företagets/organisationens juridiska namn bör organisationsnumret anges. Även namn, personnummer samt eventuellt aktuell adress på den som anställs ska framgå av avtalet.

Under ingressen bör det också tydligt anges om det är befattningen som vd som anställningen avser eller om det är en annan typ av befattning i företagsledande ställning och att anställningsskyddslagens regler därför inte gäller. Observera dock att anställningsskyddslagens regler är tvingande varför det är anställningsskyddslagen och inte parterna som avgör frågan.

Tillträde

Dagen för överenskommet tillträdesdatum bör anges. Om tillträdet är beroende av uppsägningstid från pågående anställning kan ett sista tillträdesdatum anges.

Geografisk placering

En företagsledares arbetsplats är normalt den plats där arbetsgivaren har sitt huvudkontor. För att undvika tveksamheter vad gäller ekonomisk reglering av till ex traktamente och utlägg bör den normala arbetsplatsen anges i avtalet.

Det är emellertid viktigt att skriva in att arbetsplatsens geografiska placering kan komma att förändras och att företagsledaren i så fall är skyldig att flytta med till den nya verksamhetsorten.

Anställningsform

Det vanligaste är att avtalet löper tillsvidare med en avtalad uppsägningstid från vardera part. Anställningen kan också vara tidsbegränsad och detta ska i så fall framgå av avtalet. Om avtalet är tidsbegränsat gäller avtalet till den angivna slutdagen och kan normalt inte sägas upp för att upphöra vid tidigare tidpunkt.

Arbetsuppgifter, befogenheter och ansvar

Företagsledarens uppgift är att sköta den löpande förvaltningen av företaget och hans eller hennes kompetens- och ansvarsområde framgår av (om det är ett aktiebolag) aktiebolagslagen. För ekonomiska föreningar finns regler i lagen om ekonomiska föreningar. För ideella föreningar gäller endast föreningens stadgar.

Om företagsledaren ska utföra arbetsuppgifter som normalt faller utanför dennes ansvarsområde eller om hans ansvar av någon anledning ska inskränkas bör detta anges i avtalet.

Under denna punkt kan också regleras företagsledarens förhållande till styrelse och ägare. Det görs då lämpligen genom en skriftlig arbetsinstruktion som biläggs anställningsavtalet.

Kollektivavtal

Eftersom personer i företagsledande ställning inte omfattas av kollektivavtalet måste det uttryckligen anges i det enskilda anställningskontraktet om företagsledaren ändock ska omfattas av avtalets regler helt eller delvis.

Lön och andra ersättningar

Om företagsledaren utöver den fasta månadslönen har rätt till rörliga delar som tantiem eller bonus bör detta framgå av avtalet. Systemet för beräkning av rörliga lönedelar är ofta omfattande och komplicerat varför själva beräkningssystemet lämpligen kan skrivas separat som en bilaga till avtalet. Av avtalet bör framgå om de rörliga lönedelarna ska ligga till grund för tjänstepension och övriga förmåner. Om företaget tillämpar något incitamentsprogram (till exempel optionsprogram) som företagsledaren ska delta i, bör hänvisning om detta också göras i avtalet.

Om arbetsgivaren ska ha möjlighet att dra in eller ändra formerna för löneförmånerna bör också detta framgå av avtalet. Tidpunkten för lönerevision bör anges i anställningsavtalet. Normalt sker lönerevision en gång per år. Det bör också framgå om och i så fall när omförhandling av de rörliga lönedelarna ska ske. Det är viktigt att reglera hur eventuell bonus och andra rörliga lönedelar påverkas om anställningen avbryts under pågående räkenskapsår.

Övriga förmåner

Utöver löneförmåner kan företagsledaren också ha tjänsteförmåner som t ex tjänstebil, bostad och telefon. Observera att en del tjänsteförmåner ska beskattas som löneförmåner medan andra betraktas som rena arbetsredskap.

Pension och försäkring

En vd eller motsvarande omfattas normalt inte av försäkringarna enligt kollektivavtalet, varför detta bör regleras särskilt i anställningsavtalet. Det kan till exempel vara sjukersättning och pension. De vanligaste pensionsavtalen är antingen förmåns- eller premiebaserade, varav premiebaserade pensionsavtal numera är det vanligast förekommande.

Inte sällan kommer parterna överens om att vd ska omfattas av sjukersättning och pension enligt KTP-planen. KTP-planen är likvärdig med pension enligt ITP-planen. Om parterna kommit överens om att företagsledaren ska avgå med pension innan han eller hon uppnått normal pensionsålder bör formerna för detta noggrant regleras i anställningsavtalet.

Oavsett vilken pensionslösning som parterna kommer överens om bör den närmare regleringen av pensionslösningen tas med som bilaga till avtalet. För att undvika misstag som kan leda till oönskade konsekvenser såväl för företaget som för den anställde, bör utformningen av bestämmelserna diskuteras med en kvalificerad försäkringsrådgivare.

Även om det förekommer andra försäkringar som den anställde har rätt till, som till exempel sjukvårdsförsäkring och ansvarsförsäkring, bör detta anges särskilt i avtalet.

Arbetstid och bisysslor

Företagsledare omfattas inte av arbetstidslagen varför någon begränsning till 40 timmars arbetsvecka inte gäller. Företagsledaren förväntas att själv efter eget omdöme avgöra hur mycket tid han eller hon måste lägga ned i verksamheten för att kunna fullgöra sitt uppdrag som vd eller motsvarande.

Härmed följer också att denne normalt inte har rätt till någon övertidsersättning. Detta kan uttryckligen regleras som att arbetstiden är oreglerad. Om avsikten däremot är att arbetstiden är reglerad bör det skrivas in i avtalet med angivande av arbetstidsmåttet.

Eftersom företagsledaren förväntas lägga ned all sin arbetskraft i företaget bör det framgå av avtalet hur företaget ställer sig till eventuella bisysslor som t ex styrelse uppdrag och engagemang i andra verksamheter.

Semester och annan ledighet

Semesterlagens regler gäller alla anställda, så även för anställda företagsledare. Förmånligare regler än semesterlagens kan dock vara giltiga i kollektivavtalet på området. Eftersom övriga anställda tjänstemän oftast omfattas av ett tjänstemannaavtal som avviker från semesterlagens regler måste det framgå av anställningsavtalet om företagsledaren ska omfattas av kollektivavtalet när det gäller semesterfrågor.

Då företagsledaren normalt inte har någon rätt till övertidsersättning är det inte ovanligt att denne, liksom övriga tjänstemän som avtalat bort rätten till övertidsersättning, har rätt till 30 dagar semester eller fler.

Eftersom den betalda semestern enligt semesterlagen och en del kollektivavtal ska tjänas in under året innan, bör det anges om företagsledaren har rätt till betald förskottssemester och i så fall formerna och förutsättningarna för denna. I vissa företag avgör vd själv när det är lämpligt att hon eller han tar ut sin semester. Om styrelsen ska tillfrågas om förläggning bör detta anges i avtalet. Övrig ledighet bör inte regleras
i avtalet överhuvudtaget.

Sekretessregler

Företagsledare har liksom övriga anställda en lojalitetsplikt gentemot företaget. En del av lojalitetsplikten innebär att en anställd inte får yppa något för utomstående som kan komma att skada företaget. Förutom den allmänna lojalitetsplikten finns bestämmelser om sekretess i lagen om skydd för företagshemligheter och om straffbara gärningar i brottsbalken. Sekretesskyldigheten gäller samtliga anställda, men är speciellt viktig för företagsledaren eftersom denne oftast sitter inne med känslig information om företaget.

För att minska bevissvårigheterna vid brott mot sekretessen bör ett vd-avtal precisera sekretesskyldigheten. En sekretessklausul bör också klargöra i vilken omfattning sekretess ska råda efter anställningens upphörande. För att underlätta att en sekretessklausul ska kunna göras gällande fullt ut kan ett påvisat brott mot sekretessklausulen förenas med ett på förhand bestämt vitesbelopp.

Konkurrensklausul

I lojalitetsplikten ligger att en företagsledare, liksom övriga medarbetare, självklart inte får bedriva med arbetsgivaren konkurrerande verksamhet.

För att betona detta förbud är det vanligt att man skriver in en konkurrensklausul i avtalet som förbjuder företagsledaren att bedriva konkurrerande verksamhet eller att ta anställning hos någon som bedriver konkurrerande verksamhet.

Oftast kommer parterna överens om att konkurrensklausulen ska gälla såväl under anställningen som under viss tid efter anställningens upphörande. Förbudet kan avse all typ av verksamhet som kan konkurrera med företaget, till exempel anställning, konsultuppdrag eller styrelserepresentation.

Konkurrensklausulen kan förenas med vite. Konkurrensklausulen och vitesbestämmelsen är giltiga så länge de inte kan anses vara oskäliga. För att anses som skälig måste konkurrensklausulen fylla ett berättigat syfte. Vitesbeloppet får inte var oskäligt högt och för att en konkurrensklausul med giltighet efter anställningens upphörande ska vara bindande, ska klausulen förenas med ekonomisk kompensation för den tid som klausulen gäller. Giltighetstiden för klausulen får inte heller var oskäligt lång.

Uppsägning

Till skillnad mot anställda som omfattas av anställningsskyddslagen finns inga krav på saklig grund för att avbryta ett anställningsavtal för en företagsledare. Uppsägning kan ske såväl av den anställde som av arbetsgivaren.

Eftersom anställningsskyddslagen inte är tillämplig bör det noga anges vilken uppsägningstid som gäller och hur en uppsägning ska ske. Inte sällan föreskrivs en uppsägningstid som överstiger sex (6) månader och ibland längre. Till exempel ett (1) år.

Uppsägningstiden från den anställdes sida bör också vara tillräcklig lång för att arbetsgivaren inte ska behöva stå utan företagsledare under längre tid. Oftast tar det några månader innan man hunnit rekrytera en ny ledare.

Om den anställde i samband med uppsägning av avtalet har rätt till avgångsvederlag bör detta anges i avtalet med noga angivande av under vilka förutsättningar ett avgångsvederlag utgår. Det bör också anges om eventuellt andra inkomster som den anställde uppbär ska vara avräkningsfria mot uppsägningslönen eller inte.

Uppsägningsreglerna bör även innehålla en uttrycklig rätt för styrelsen att arbetsbefria företagsledaren under uppsägningstiden.

För det fall att företagsledaren grovt åsidosätter sina åligganden har arbetsgivaren alltid en möjlighet att enligt avtalsrättsliga regler häva anställningsavtalet med omedelbar verkan. Detta bör skrivas in i avtalet med det självklara påpekandet att vid hävning har företagsledaren inte rätt till uppsägningslön eller avgångsvederlag.

Tvist och skiljeförfarande

För såväl företaget som företagsledaren kan det från flera synpunkter vara till fördel om tvister med anledning av anställningsavtalet avgörs genom så kallad skiljeförfarande. Förutom att skiljeförfarandet, till skillnad mot vanlig domstolsprövning, inte är offentligt kan ett skiljeförfarande vara både snabbare och effektivare. Nackdelarna med ett skiljeförfarande är att kostnaden ofta är hög och att skiljemännens beslut inte kan överklagas.

Om överenskommelse om skiljeförfarande används bör avtalet antingen hänvisa till lagen om skiljeförfarande eller till Stockholms Handelskammares skiljedomsinstitut. Arbetsgivaren bör av kostnadsskäl överväga att hänvisa till Handelskammarens förenklade skiljeförfarande som innebär att tvisten avgörs av en skiljeman. Tvisterna är sällan så omfattande att det är
nödvändigt att ha tre skiljemän.

För att undvika att en skiljeklausul anses som oskälig (och därmed verkningslös) bör arbetsgivaren i anställningsavtalet åta sig att betala hela eller större delen av skiljemännens kostnader och utlägg. Oavsett utgången i tvisten.

Denna del av kostnaderna motsvarar nämligen vad som är kostnadsfritt vid prövning i tingsrätt eller i Arbetsdomstolen. En anställd ska inte behöva betala stora summor bara för att överhuvudtaget kunna få sin sak prövad.

I den mån företagsledaren har en lön som endast motsvarar en bättre betald vanlig chef bör arbetsgivaren åta sig hela detta ansvar. För att undvika missförstånd bör det av skiljeklausulen även framgå att rättegångsbalkens regler om fördelning av rättegångskostnaderna (parternas kostnader) ska tillämpas.

Standardavtal

Eftersom varje anställningsavtal för företagsledare ska skrivas utifrån de förutsättningar som gäller i det enskilda fallet har vi valt att inte tillhandahålla ett standardiserat anställningsavtal.

Prata med oss så får du en mall för chefsavtal med rubriker och korta förslag till formuleringar som kan användas som utgångspunkt. Mallen innehåller varken konkurrens- eller sekretessklausul.

Vi hjälper gärna till med formuleringar och granskningar av anställningsavtal som du upprättar för företagsledare i din organisation.