Personalhandbok och intern policy

Viktiga interna styrdokument för din organisation

Med en personalhandbok blir det enklare för alla medarbetare att följa organisationens interna riktlinjer. Vad ska en personalhandbok innehålla och hur undviker man att den blir en hyllvärmare? Det beskrivs här.

Personalhandboken är ett viktigt styrdokument och hjälpmedel för både chefer och medarbetare. I den samlas och beskrivs er personalpolitik, arbetssätt, rutiner och hänvisningar till interna policyer. Lagar, avtal och regler som gäller kompletteras av de interna riktlinjerna och ger enhetlighet inom organisationen. Personalhandboken kan användas som ett uppslagsverk, där varje medarbetare själv kan se vad som gäller i olika situationer. Det skapar trygghet.

Henrik Ekstrand, rådgivare och förhandlare på Fremia, framhåller att personalhandboken är ett bra verktyg för arbetsgivare inte minst för att förebygga oönskade situationer.

- Tänk igenom vad som är viktigt i er verksamhet. Kan du förutse olika händelser som medarbetarna kan komma att behöva hantera? Då kan du också i förväg sätta upp instruktioner för hur man ska agera och hänvisa till dem. När situationen sedan uppstår kan medarbetaren lösa den själv på det sätt som ni önskar. Till exempel ska kanske en viss blankett användas vid redovisning av fysiska kvitton. Skriv in det i personalhandboken och hänvisa till dokumentet, så besparas ekonomiavdelningen extraarbete.

Genom att arbeta aktivt med de interna styrdokumenten kan tråkiga följder förebyggas.

- Med bra instruktioner undviker du också att en medarbetare förvånat konstaterar att hen ”inte hade en aning om vad som gällde” ifall en situation uppstår. Genom att arbeta aktivt med de interna styrdokumenten kan tråkiga följder förebyggas, från pinsamma incidenter till uppsägning på grund av personliga förhållanden och avsked, säger Henrik Ekstrand.

Henrik Ekstrand, porträttbild huvud och axlar, mot mörk bakgrund. Kortklippt man med kort skägg och glasögon som tittar in i kameran.

Henrik Ekstrand, rådgivare Fremia.

Att upprätta en personalhandbok

Om det inte finns någon personalhandbok är det dags att upprätta en. Det tjänar du på i längden eftersom det blir enklare för medarbetarna att göra rätt från början. Alla chefer kan också ge samma besked om vad som gäller.

Börja med att göra en inventering av vad som är viktigt för er verksamhet. Sök på nätet efter exempel att inspireras av, eller fråga i ditt nätverk om någon kan visa vad deras personalhandbok innehåller. Diskutera frågan i ledningsgruppen, om ni har en sådan. Det brukar resultera i embryon som hjälper er framåt.

Tillgänglighet är viktigt

Skapa personalhandboken i ett digitalt dokument som det är enkelt för dig att redigera i. Då har du gjort det lite enklare för dig när den behöver uppdateras.

Förvara dokumentet på en plats som alla inom organisationen lätt kan hitta till, till exempel på intranätet, och gör dokumentet lättläst och tillgängligt för alla.

Omfattning

Omfattningen kan variera, och personalhanboken kan byggas på allt eftersom. Tänk på att innehållet behöver underhållas, så anpassa nivån efter det. Det ska vara hanterbart att hålla personalhandboken och de interna riktlinjer som den hänvisar till uppdaterade, annars förlorar dokumentet sitt syfte.

Innehåll

Innehållet ska spegla det som är viktigt för medarbetarna att känna till, och fungera som ett stöd i den interna informationen. Strukturera innehållet så att det blir enkelt att hitta vad som gäller i olika sammanhang, till exempel med kapitelindelning efter ämne och tydliga rubriker. Texten och innehållet ska vara lätt att förstå. Riktlinjerna ska vara tydliga och kortfattade.

Hänvisa till vad som står i policyer, kollektivavtal och andra dokument som kan ändras då och då, så behöver du inte hålla reda på ytterligare dokument som ska uppdateras.

Här är förslag på sådant som kan skrivas in i personalhandboken:

  • Rutiner för arbetstid, semester och annan ledighet.
  • Rutiner för utrymning vid brand, säkerhetsföreskrifter och information om skyddsombud.
  • Länkar till system eller dokument, som tidrapportering och sjukanmälan.
  • Vilka personalförmåner som finns och vad som gäller för dessa.
  • Hänvisning till de dokument och blanketter som de anställda kan tänkas behöva använda vid olika tillfällen.
  • Hänvisningar och förklaring till lagstiftningen inom arbetsrätt och arbetsmiljö, som diskriminering, särbehandling och rehabilitering, som beskriver när och hur de tillämpas.
  • Hänvisningar till kollektivavtal, policyer och andra styrdokument som den anställda ska känna till, och i vilka situationer de är aktuella.
  • Förteckning över de försäkringar som finns och som omfattar medarbetarna. Även kontaktuppgifter till företaget som hanterar försäkringarna bör anges så att den som behöver enkelt till exempel kan anmäla en skada.
  • Vanliga frågor som kan uppstå inom verksamheten.

Undvik hyllvärmare – arbeta aktivt med personalhandboken

När personalhandboken är på plats ska du göra medarbetarna medvetna om att den finns, och regelbundet påminna om att den finns, var man hittar den och varför det är viktigt att veta vad som står i den.

Hänvisa till personalhandboken ofta, framför allt när frågor om sådant som berörs i den är aktuellt. Upplys alla inom organisationen när det görs ändringar i innehållet och vad ändringen beror på. Vid nyanställningar är det en bra rutin att nya medarbetare ska ta del av personalhandboken vid onboardingen.

Uppdatera personalhandboken

För att personalhandboken ska vara relevant behöver den hållas levande. Så snart något förändras i form av rutiner eller riktlinjer så behöver det föras in i den. Att hitta en lämplig tidpunkt för en årlig genomgång är en bra rutin för att hämta in sådant som kan ha fallit mellan stolarna. Planera gärna in översynen nära årsskiftet. Då träder nämligen många regeländringar i kraft som kan påverka innehållet.

Några exempel på vad du behöver hålla ögonen på då är:

  • Nya och förändrade arbetsrättsliga lagar
  • Ändringar i kollektivavtal
  • Nya eller justerade skattemässiga regler för till exempel personalförmåner, tjänsteresor, ersättningar med mera
  • Uppräknat prisbasbelopp

Kom ihåg att det kan finnas skäl att gå igenom innehållet oftare än en gång om året.

Interna policydokument

I personalhandboken ska det hänvisas till de interna policyerna. Även det är interna styrdokument, men på en mer detaljerad nivå. I personalhandboken beskrivs till exempel att organisationen har en arbetsmiljöpolicy som ska följas. I policyn anges sedan de riktlinjer som finns för själva arbetsmiljöarbetet.

Lagkrav för vissa policyer

Vissa policyer måste finnas inom en verksamhet. Till exempel ska alla organisationer som har tio eller fler anställda ha en arbetsmiljöpolicy, enligt Arbetsmiljölagen. Inom ramen för det systematiska arbetsmiljöarbetet är det tvingande med policyer för rehabilitering, särbehandling och diskriminering. I kollektivavtal går det också att formulera krav på att vissa policyer ska finnas. Som exempel kan nämnas rutiner för bemanningsplanering och schemaläggning.

Andra policyer som inte måste finnas enligt lag, men som ändå kan behövas, är instruktioner som skyddar varumärket eller skapar en bra arbetsplats. Det kan vara hur man är mot varandra, mål vid möte med kund, eller riktlinjer för lösenord, telefonsamtal, arbetsredskap, klädsel, alkohol, representation, tjänsteresor och så vidare.

Kom ihåg att se över och uppdatera er organisations interna policyer. Det kan du passa på att göra samtidigt som personalhandboken uppdateras.