Valberedningsinstruktion

Valberedningsinstruktionen fastställs årligen av Fremias stämma. Instruktionen nedan antogs av stämman 2023.

Uppdrag

§ 1 Valberedningen bedriver sitt arbete under hela året från stämma till stämma. Valberedningen ska sammanträda så ofta som krävs för att kunna fullgöra dess uppgifter. Vid dess avslutande möte ska valberedningen utvärdera sitt arbete, vilket redovisas vid kommande stämma. Valberedningen ska sammankallas om en ledamot begär det. Valberedningens möten ska protokollföras. Protokollen är inte offentliga utan ett internt material för valberedningen.

§ 2 Valberedningen ska ta del av Fremias verksamhetsplan och övriga relevanta strategiska dokument. Valberedningen ska genomföra intervjuer med styrelseledamöterna och personer med ledande befattning inom Fremia för att få en samlad bild av den kompetens som styrelsen tillsammans bör besitta.

§ 3 Valberedningen ska inför ordinarie stämma förbereda val av följande:

  • Ordförande till styrelsen
  • Lägst 12 och högst 16 styrelseledamöter
  • Lägst en och högst tre auktoriserade eller godkända revisorer. Av dessa ska minst en vara auktoriserad eller godkänd revisor. För revisor får utses en eller flera suppleanter.

samt lämna;

  • förslag till arvoden till ledamöterna i styrelsen, styrelseutskott, verksamhetskommittén/éerna och, i förekommande fall, till förtroendevalda revisorer och
  • förslag på kandidater till ny valberedning

Arbetsordning

§ 4 Valberedningen ska i god tid före ordinarie stämma anmoda medlemmar att till valberedningen inkomma med förslag på kandidater till de val som ska genomföras. Medlemmarna ska uppmanas att motivera sina förslag. Valberedningen ska i samband med anmodan lämna närmare instruktioner om hur förslag ska ges in.

§ 5 Ledamöter av styrelsen eller revisorer och närstående till dessa ska inte vara ledamot av valberedningen eller delta i valberedningens överläggningar.

§ 6 Med vd:s medgivande kan valberedningen knyta en administrativ resurs till sig från Fremia. Denne får dock inte vara vd eller annan person i ledande befattning.

Förslag till stämmoordförande

§ 7 Valberedningen ska rådgöra med vd för beredning av förslag till stämmoordförande.

§ 8 Styrelsens ordförande eller annan ledamot ur styrelsen ska inte föreslås till stämmoordförande.
Förslag till styrelse

§ 9 Valberedningen ska vid utarbetandet av dess förslag till styrelse eftersträva ett fungerande och brett sammansatt arbetslag. Särskild vikt ska läggas vid kompetens och erfarenhet som är relevant för uppdraget. Vederbörlig hänsyn ska också tas till såväl behovet av kontinuitet som förnyelse i styrelsen.

§ 10 Valberedningen ska till stämman lämna erforderliga uppgifter beträffande ledamot som föreslås för nyval eller omval.

§ 11 Till ledamot av styrelsen får inte föreslås person som är anställd av Fremia eller av Fremia Service AB, eller av annan arbetsgivarorganisation, arbetstagarorganisation eller sammanslutning av sådana organisationer.

Förslag till revisorer

§ 12 Valberedningen ska lämna information om förhållanden som kan vara av betydelse för medlemmarna vid bedömningen av de föreslagna revisorernas kompetens och oberoende.

§ 13 Valberedningen ska rådgöra med sittande styrelse och vd för att få en samlad bild av den kompetens som revisorerna bör besitta.

Arvoden

§ 14 Arvode utgår till valberedningen enligt beslut på stämman, efter förslag från styrelsen.

Extra stämma

§ 15 Valberedningen ska förbereda extra stämmas eventuella fyllnadsval, varvid bestämmelserna i denna instruktion gäller i tillämpliga delar.

Ändring av instruktion

§ 16 Valberedningen ska löpande utvärdera sitt arbete och till stämman lämna förslag på sådana ändringar av denna instruktion som valberedningen bedömt vara lämpliga.

§ 17 Instruktionen fastställs av stämman.