− Allt hände ju väldigt fort. Ingen av oss trodde det skulle bli så stort om jag ska vara ärlig.

Ulrika Karlborg är sedan år 2012 VD på Kooperativet Olja som är en assistansanordnare för barn och vuxna. Kooperativet Olja, som står för Oberoende Liv Jönköping Assistans, startade som ideell förening 1989 men när assistanslagen kom 1994 övergick föreningen till kooperativ. Idag har de 103 medlemmar och cirka 1 000 anställda, med Jönköping som främsta upptagningsområde.

Planerar för olika scenarier

I slutet av februari bildar Ulrika tillsammans med fem kollegor ett coronateam som börjar jobba med riskbedömningar och handlingsplaner utifrån olika tänkbara scenarier. Vad skulle hända om exempelvis assistenter, uppdragsgivare, arbetsledare eller delar av administrationen skulle bli sjuka och liggande på sjukhus?

Coronateamet har dagliga avstämningar under de första veckorna för att diskutera frågor som dykt upp och för att snabbt kunna nå ut med information. Att hantera det extrema informationsflödet och alla spekulationer i media visar sig vara en utmaning.

− Det var jättemycket information där i början som man skulle förhålla sig till och tolka, förklara och förtydliga. Vi har hela tiden sagt att vi kommer följa den information som kommer från regeringen och myndigheterna, inte göra egna tolkningar och tillämpningar.

Måste rekrytera mer personal

Tack vare handlingsplanen lyckas de ställa om snabbt. Coronateamet inser tidigt att de måste rekrytera mer personal och utarbetar en specifik handlingsplan för själva rekryteringen.

− Vi förstod att vi måste rekrytera personal allteftersom folk blir sjuka. Vi var ganska tuffa i kommunikationen, sa att det kommer inte att räcka med personal och att tänka att man ska klara bemanning med hjälp av anhöriga är inte en lösning, då även de kan bli sjuka.

Jagar skyddsutrustning

I början av mars när Ulrika och hennes kollegor ser att det börjar bli ont om handsprit, handskar och förkläden tar de saken i egna händer:

− Eftersom vi är ett så stort kooperativ måste vi ta ansvar för vår egen verksamhet. Vi jagade utrustning och köpte in centralt. Handsprit och handskar fick vi tag på innan bristen och förkläden lyckades vi få tag på via andra leverantörer.

Munskydd fanns i början bara av den enkla sorten men så fort medicinska munskydd av typen II och IIR blir tillgängliga beställer de hem dem. Genom Smittskydd Jönköping får Olja även kontakt med ett lokalt företag som ställt om och börjat tillverka visir. Innan påsk levererar de kassar med skyddsutrustning till varje personalgrupp.

Var det mycket oro bland era medarbetare och hur hanterade ni den?

− Både ja och nej, tack vare att vi känner vår organisation och de känner oss så var nog de flesta trygga med att de skulle få informationen de behövde från oss. Men det är klart att det fanns en stor oro hos många.

De bygger en sida på den interna webbsidan där all coronainformation samlas.

− Vi gick snabbt ut med hur vi jobbar, att vi kommer följa myndigheternas rekommendationer och uppdatera när det kommer ny information. Då blev det ganska fort ett lugn i organisationen, berättar Ulrika.

I början av pandemin fanns en del oro från personalen, bland annat gällande skyddsutrustning. Särskilt om munskydd. Hur och när skulle man använda det? Att ledningen lyckades hålla en konsekvent linje angående skyddsutrustning men även vid frågor om isolering och provtagning, var något som skapade trygghet, tror Ulrika.

Sjukskrivningskurvan stiger igen

Ulrika berättar att i samband med att restriktionerna kom under våren att man ska vara hemma vid minsta symptom steg kurvan med sjukskrivningar brant, likaså när karensavdraget togs bort. Kooperativet Olja behövde dock inte rekrytera all den personal som de kalkylerat för.

− Vi har absolut haft högre sjukskrivningar, men inte så farligt. Vi har haft personal att sätta in även om det varit riktigt tufft att bemanna i vissa grupper men vi känner ändå att vi lyckades plana ut vår egen kurva under våren ganska bra.

Ulrika säger att de nu ser en topp igen, i slutet av november var frånvaron i samma omfattning som när den var som högst under våren.

Hög personalomsättning och stor andel timvikarier inom vård och omsorg pekas ofta ut som en riskfaktor för smittspridning. Men Ulrika anser inte att de har en hög personalomsättning:

− Vi har en personalomsättning men den är naturlig eftersom vi har så många anställda och på grund av olika faser i livet både för assistenter och uppdragsgivare.

Nöjd med krishanteringen

Ulrika är nöjd över Kooperativet Oljas krishantering hittills, men medger att det är och har varit ett extremt hårt arbete.

− Det är helt otroligt, men det är tack vare att alla jobbar så hårt som vi klarar av det här.

Vid frågan om det är något hon tänker att de borde ha gjort annorlunda i krisens början funderar hon en stund.

− Möjligtvis kunde vi ha ordnat skyddsutrustningen ännu tidigare, samtidigt vet jag att vi var ute mycket tidigare än många andra, så jag kan känna att vi gjorde det väldigt bra.

På frågan om hur det är att axla personalansvaret under krisen nämner hon coronateamet som en ovärderlig styrka samt alla medarbetare som bidragit till att helheten fungerat.

− Att vi är en grupp som hanterar det här har nog varit det bästa stödet för mig som ledare, att jag inte varit själv i alltihop.

Ulrika Karlborgs tre tips till arbetsgivare:

1. Du måste förbereda dig snabbt — agera själv och vänta inte på mer information. Med den information du har kan du jobba med riskbedömningar och förbereda olika scenarier. Om det sedan kommer ny information kan du göra nya bedömningar.
2. Det är en stor fördel att känna organisationen väl. Då vet du hur den kommer agera och reagera och kan styra kommunikationen efter det.
3. Försök behålla lugnet!

Text: Elin Sahlin

Publicerad 2020-10-12