Riksbyggen håller ihop arbetsmiljöarbetet – från Ystad till Kiruna
Hur skapar man en god arbetsmiljö i en rikstäckande organisation, med arbetsplatser som är utspridda från Ystad i söder till Kiruna i norr? Fremia har träffat medlemmen Riksbyggen, som berättar hur de jobbar för att nå ut hela vägen.
Riksbyggen är ett kooperativt företag som utvecklar och förvaltar bostäder över hela Sverige. I över 80 år har de byggt bostäder och varit med och utvecklat samhällen, från storstäder till mindre orter.
De är också en av Sveriges största fastighetsförvaltare, med bostadsrättsföreningar, företag och offentliga fastighetsägare som kunder. Det betyder att medarbetarna finns nära både byggprojekt och människors vardag, i fastigheter, bostadsområden och lokalsamhällen.
Med omkring 2 200 medarbetare, utspridda på ett 60-tal kontor och flera mindre arbetsplatser från Ystad i söder till Kiruna i norr, blir arbetsmiljöfrågorna både många och skiftande.
– Det är ganska stora geografiska områden! Och det är en utmaning att nå hela vägen ut till alla, säger Catarina Wåger, HR Business Partner, och arbetsmiljöansvarig på Riksbyggen.
Arbetet sker inom ramen för ett processtyrt arbetssätt, där arbetsmiljö är integrerat i Riksbyggens ledningssystem.
Tillsammans med Lea Mechaiekh, HR-chef, arbetar hon nära verksamheten i allt från förvaltning till bostadsutveckling.
Vi ser att lägstanivån i arbetsmiljökunskap har höjts, det är jätteviktigt i en så stor verksamhet
Olika verkligheter och olika risker
Riksbyggens verksamhet rymmer många yrkesroller. Här finns fastighetsskötare, lokalvårdare och drifttekniker som jobbar ute i fastigheterna, men också ekonomer, projektledare och chefer som arbetar mer administrativt. Det innebär att riskerna ser väldigt olika ut.
För en fastighetsskötare handlar det ofta om verktyg, maskiner och fysiskt arbete utomhus.
– Man tappar fokus och slinter med någonting, skär sig eller klämmer sig när man jobbar med redskap, beskriver Catarina.
För tjänstemännen är vardagen en annan.
– Där handlar det mer om arbetsbelastning. Det går upp och ner beroende på hur uppdragen ser ut, förklarar hon. Samtidigt har nya typer av frågor blivit mer aktuella.
När verkligheten förändras måste stödet följa med
För några år sedan började Riksbyggen få signaler från medarbetare som upplevde otrygghet i vissa miljöer.
– Vi jobbar ju mycket mot kund, och vi har sett en ökad oro kopplat till omvärlden, som sprängningar och kriminalitet i vissa områden, säger Catarina.
När otryggheten ökade i vissa miljöer behövde organisationen agera.
– Vi satte ihop en grupp för att jobba med hot-, våld- och krisrelaterade frågor utifrån verksamhetens behov, berättar hon.
Fokus låg på att förbereda medarbetarna på verkliga situationer.
– Vi har jobbat med utbildning, scenarier och dialog. Det har gett väldigt bra respons. Man känner sig helt enkelt tryggare, säger Catarina.
Från punktinsatser till vardagligt lärande
En viktig förändring de senaste åren är hur Riksbyggen arbetar med lärande.
– Det är ett ganska nytt arbetssätt där vi jobbar mycket mer med mikrolärande, berättar Lea.
I stället för enstaka utbildningar sprids lärandet över tid och kopplas till det dagliga arbetet.
– Vi har mycket mer fokus på att stötta cheferna att genomföra det här lokalt, ofta på arbetsplatsträffar. Då kan man utgå från det som är aktuellt för teamet, säger hon.
Det kan till exempel handla om att diskutera en händelse som nyligen inträffat i ett bostadsområde eller ett tillbud. För att följa upp och hålla arbetet levande används en lärandeportal där utbildningar, material och utvärderingar samlas.
– Arbetsgrupperna får underlag för dialog och reflektion. Det gör att arbetet fortsätter i vardagen, säger Lea.
Arbetssättet har gett effekt.
– Vi ser att lägstanivån i arbetsmiljökunskap har höjts, berättar Catarina.
Riksbyggen har också tagit fram en fördjupad intern arbetsmiljöutbildning tillsammans med fackliga parter och skyddsombud.
– Den är anpassad efter vår verksamhet och ges både fysiskt och digitalt. Chefer och skyddsombud går den tillsammans, säger Catarina.
– Utfallet blev jättepositivt, fyller Lea i.
Mer rapportering för bättre koll
För att förstå vad som faktiskt händer i verksamheten har Riksbyggen förändrat hur de arbetar med uppföljning.
– Vi uppmuntrar att man rapporterar allt. Det ger oss en bättre bild av vad som pågår, säger Lea.
Fler rapporter har blivit ett tecken på att arbetet fungerar.
– Tidigare hade vi inte riktigt koll centralt. Nu kan vi följa det på ett helt annat sätt, säger Catarina.
Uppföljningen sker i flera led.
– Vi följer det både i våra forum och i interna revisioner. Det gör att vi ser hur arbetet faktiskt fungerar, inte bara hur det är tänkt, berättar Catarina.
Erfarenheter samlas, dokumenteras och delas vidare i organisationen.
– Vi sprider goda exempel, tips och lösningar så att man inte behöver uppfinna hjulet själv på varje ort, säger Lea.
Nya idéer testas ofta i mindre skala först.
– Vi provtrycker en förbättring tillsammans med en referensgrupp för att se att det faktiskt fungerar innan vi går vidare brett, berättar hon.
Mer samverkan
En viktig del i arbetet är samverkan mellan arbetsgivare, fack och skyddsombud.
– Vi får väldigt klok input från skyddsombuden, säger Lea.
Över tid har samarbetet utvecklats. Det handlar om att vi fungerar mer som medparter än motparter nu, förklarar hon.
Samverkan sker också strukturerat i organisationen, med samverkansgrupper och skyddskommittéer i varje marknadsområde. I dialogen har också synen på arbetsmiljö breddats.
– Många kloka synpunkter har handlat om hur vi kan förena affär och arbetsmiljö, säger Lea, och fortsätter:
– Hur kan vi göra det säkrare för våra medarbetare samtidigt som vi utvecklar verksamheten?
När det inte räcker att bara informera
Att nå ut i en stor organisation är en ständig utmaning.
– Hur vet man att det här når hela vägen? Det är alltid utmanande, understryker Catarina.
Det handlar inte bara om att ta fram material – utan om att få det att användas.
– Vi har jättemycket information, men det räcker inte i sig. Det gäller att nå ut i allt brus, säger Lea. Det är i mötet, i dialogen och i vardagssituationerna, som det landar.
Arbetsmiljö är en del av affären
Arbetet handlar också om att koppla arbetsmiljö till verksamheten i stort.
– När arbetsmiljöfrågor blir en del av affären och bidrar till värde, då har vi kommit långt i att se helheten, säger Lea.
En viktig förutsättning är att frågan är förankrad i ledningen.
– Förståelsen för arbetsmiljöfrågornas betydelse finns hela vägen upp i företagsledningen. Vår vd är engagerad i frågorna, säger Catarina.
Arbetsmiljöarbetet tar aldrig slut
I en verksamhet som hela tiden förändras behöver arbetet vara långsiktigt.
– Det är inte en insats man gör två gånger om året. Det är något man gör varje dag, säger Lea.
Samtidigt behöver arbetet vara inkluderande.
– Vi behöver ta hänsyn till språkliga och kulturella skillnader så att alla hänger med, säger hon.
Arbetssättet har gett resultat.
– Både individ-, team- och ledarindex har ökat. Vi har blivit bättre på att fokusera på rätt saker, berättar Lea. Men arbetet fortsätter.
– Vi behöver fortsätta jobba med arbetsbelastning. Det är ett fokus framåt, säger Lea.
“Vi jobbar mer träffsäkert nu”
I dag handlar arbetsmiljöarbetet mindre om att ta fram material, och mer om att förstå vad som faktiskt ger effekt.
– Man måste veta varför man gör något och vad man vill få ut. Annars ger det inte resultat, säger Lea.
Och det märks i hur de beskriver sitt arbetssätt.
– Det kanske inte är den snabbaste vägen. Men det är den snabbaste vägen till att göra rätt saker, konstaterar Lea.
Hon ler och tillägger:
– Vi har siktet inställt och jobbar med prickskytte.
Så kan du också komma vidare i arbetsmiljöarbetet
Inspireras av Riksbyggens arbetssätt:
- Utgå från verkliga behov
Lyssna in signaler från verksamheten. Vad upplever medarbetarna? Vilka risker ser de i vardagen? - Uppmuntra rapportering av tillbud
Gör det enkelt att rapportera och signalera att fler rapporter är något positivt, det ger dig bättre underlag. - Lyft arbetsmiljö i det dagliga arbetet
Ta upp arbetsmiljöfrågorna med medarbetarna, till exempel vid APT. Använd konkreta exempel och diskutera situationer som faktiskt uppstår i arbetet. - Arbeta med små, återkommande steg
Komplettera större utbildningar med kortare insatser som mikrolärande och dialogstöd. - Involvera skyddsombud och fack tidigt
De är en resurs i utvecklingsarbetet och kan bidra med viktiga perspektiv från verksamheten. - Testa innan du rullar ut brett
Använd referensgrupper och ambassadörer för att testa att insatserna träffar rätt. - Gör det lätt att hitta rätt information
Samla material och rutiner så att chefer och medarbetare snabbt hittar stöd när de behöver det. - Följ upp och återkoppla
Analysera vad som fungerar och dela goda exempel mellan enheter så att fler kan ta del av dem. - Koppla arbetsmiljö till verksamheten
Visa hur arbetsmiljö påverkar kvalitet, trygghet och affär. - Tänk långsiktigt
Arbetsmiljöarbete är inget projekt med slutdatum, utan ett arbete som behöver hållas levande.
Gå en kurs i arbetsmiljö
Lär dig mer om ditt arbetsmiljöansvar och hur du omsätter det i praktiken. Med enkla knep kan du skapa och upprätthålla en god arbetsmiljö.
Läs mer
