Misskötsel och uppsägning av personliga skäl

Så gör du i praktiken - en handledning

När en anställd missköter sig riskerar detta att allvarligt skada verksamheten. Därför är det viktigt att du som arbetsgivare agerar snabbt och på rätt sätt för att hantera situationen. Följande guide syftar till att ge en överblick över processens olika steg, relevanta underlag och praktiska tips.

Processen syftar i första hand till att förebygga och hantera misskötsamhet i organisationen. Som sista steg, vid allvarlig och upprepad misskötsamhet kan finnas anledning att säga upp personen på grund av personliga skäl.

Förebygga är viktigt

Det finns mycket du som arbetsgivare kan göra innan problem uppstår, för att tydliggöra rutiner och säkerställa att alla känner till arbetsplatsens regler och riktlinjer. Med ett tydligt och konsekvent tillvägagångssätt kan du motverka och korrigera misskötsamhet när den uppkommer.

Om uppsägning på grund av personliga skäl skulle bli nödvändigt har du som arbetsgivare ökat chansen till att de krav som ställs på tydlighet, uppföljning och dokumentation är uppfyllda.

Om du har frågor eller funderingar efter att ha gått igenom guiden är du alltid välkommen att kontakta din rådgivare.

 

 

 

Checklista

Checklista – Uppsägning personliga skäl

  1. Tydliggör förväntningar

    a. Sätt upp och kommunicera tydliga regler och riktlinjer
    b. Introduktion vid rekrytering
    c. Var tydlig och konsekvent

  2. Agera vid misskötsamhet

    a. Ha ett möte
    b. Dokumentera
    c. Åtgärdsplan med stödåtgärder [MALL åtgärdsplan]
    d. Skriftlig erinran [MALL erinran]
         i. Kalla till nytt möte
         ii. Dokumentera genom skriftlig erinran
    e. Avgångsavtal

  3. Uppsägning på grund av personliga skäl

    a. Utred omständigheterna
    b. Genomför omplaceringsutredning [MALL Omplaceringsutredn.]
    i. Ge omplaceringserbjudande [MALL omplaceringserbjudande – PN47-I]
    c. Underrättelse till arbetstagaren [MALL, underrättelse]
    d. Varsel till fackförbund
    e. Överläggning
    f. Besked om uppsägning pga personliga skäl [MALL Besked]
    g. Tvisteförhandling – länk till ny process… [MALL förhandl. protokoll]

Tydliggör förväntningar

Den enskilt viktigaste åtgärden för att förebygga misskötsamhet är att säkerställa att de anställda känner till vad som förväntas av dem på arbetsplatsen och vilket beteende som inte är tillåtet. Det är först när den anställde känner till en regel och bryter mot den som det är fråga om misskötsamhet.

Sätt upp och kommunicera regler och riktlinjer

Det är viktigt att sätta upp tydliga regler på arbetsplatsen. Vad vill du att dina anställda ska göra? Vad ingår i arbetsuppgifterna? Hur ska uppgifterna utföras? Svaren på frågorna tydliggör vilka krav som ställs på de anställda inom ramen för deras anställning.

Detta gäller även praktiska frågor som var och när de får arbeta. Är det tillåtet att arbeta hemifrån? Vilket krav finns på tillgänglighet? Hur ska de behandla kollegor/kunder/brukare/elever? Finns särskilda förväntningar avseende klädsel? Hur går man till väga om man blir sjuk och inte kan arbeta?

Fundera över vad som ska gälla på er arbetsplats och i vilken form det ska kommuniceras. Finns information i personalhandbok, på intranätet eller någon annanstans? Informationen kan till exempel utgöras av organisationsplan och befattningsbeskrivningar som beskriver vem som ska göra vad, men även instruktioner, rutiner och processer som beskriver vad som ska göras och hur. Det är viktigt att de anställda både känner till informationen och vet vad som händer om de bryter mot uppsatta regler.

Introduktion vid rekrytering

För att säkerställa att alla anställda känner till vilka regler som gäller på arbetsplatsen kan det vara bra att tydliggöra detta redan vid introduktionen av nyanställda. Säkerställ att ni tillsammans går igenom de olika riktlinjer som arbetstagaren behöver känna till och att den nyanställda får möjlighet att ställa frågor. Gå igenom var medarbetaren hittar relevant information – var finns till exempel personalhandboken? Överväg om ni ska dokumentera mottagandet av informationen.

Följ gärna upp vid ett senare tillfälle att den anställde förstått vad som gäller. Komplettera och förtydliga vid behov. Regelverket bör säljas in till alla anställda med jämna mellanrum, gärna på ett dokumenterat sätt. Ett mejl från chefen som beordrar de anställda att läsa en uppdaterad personalhandbok; närvarolistor från ATP-träffar då genomgångar skett; utkvitterade/signerade exemplar av regelverk; utbildningsbevis som visar att arbetstagaren genomgått internutbildning etc.

[OBS!] Nyanställda kan även komma med värdefull information om otydligheter i organisationen som i annat fall kan vara svår att upptäcka.

[Rubrik 2] Var tydlig och konsekvent

[Brödtext] Det är viktigt att se till att alla i verksamheten följer de uppsatta reglerna. Slarvar du som arbetsgivare med att följa upp och rätta till felaktiga beteenden kan den anställde med viss rätt säga att ”ingen annan följer reglerna heller”. Ha därför även för vana att se över de uppsatta reglerna regelbundet och ändra eller ta bort de som inte är aktuella. Säkerställ att de regler som tillämpas finns nedskrivna och att avvikelser följs upp.

[Tänk på!] Har ni osynliga regler på arbetsplatsen?

Har ni osynliga regler på arbetsplatsen är det viktigt att föra dessa till ytan. Är det en osynlig regel som är destruktiv för verksamheten behöver det tydliggöras att beteendet/förhållningssättet inte accepteras.

Har ni osynliga regler som är positiva för verksamheten behöver dessa befästas. Detta kan göras genom att de lyfts i en personalhandbok, ett policydokument eller på annat sätt. Regeln bör även uttalas öppet i arbetsgruppen, t.ex. på personalmöten eller APT.