Felaktigt utbetalad lön
Det kan bli fel ibland. Här får du veta vilka regler som gäller när arbetstagaren får för mycket lön utbetalad och hur du gör för att rätta till det.
Om du som arbetsgivare har betalat ut för mycket lön till en anställd, finns det regler att följa. Använd den här checklistan.
Checklista
- Är det en preliminärt utbetald lön? Rätta till det på nästa löneutbetalning. Så gör du rättning av preliminärt utbetalad lön.
- Är det en felaktig utbetalning? Om det är en felaktig utbetalning, kräv att arbetstagaren återbetalar. Om den anställda protesterar, undersök om den anställda handlat i god tro och om det finns hinder för att kräva tillbaka pengarna. Så hanterar du en felaktig utbetalning.
- Kan felaktigheten inte korrigeras på kommande lön? Kontrollera om det kan göras en kvittning. Det här gäller för kvittning.
- Är skulden kvar? Förhandla med facket om den anställda är medlem, innan du går vidare till Kronofogden eller domstol. Kom ihåg att det finns tidsgränser, preskriptionsregler, för att kräva tillbaka pengar. Enligt Frermias förhandlingsordningar ska en förhandling påkallas inom fyra månader, men som senast inom två år. Andra tidsgränser kan gälla.
Rätta preliminärt utbetald lön
Om du betalat ut lön innan alla uppgifter är inrapporterade, som när någon blir sjuk efter brytdatum, ska du rätta till det på nästa lön. Det är viktigt att rättelsen sker i god tid och är tydligt reglerad.
Tidsgräns
För att rättningen ska vara tillåten behöver den göras så snart som möjligt men senast några månader efter händelsen. Om det dröjer för länge blir rättningen otillåten och det blir fråga om kvittning istället. Nio månader till ett år är för länge enligt rättspraxis, men det kan också bero på omständigheterna i det enskilda fallet.
Redovisa löneskulden på lönespecifikationen
Gör löneskulden tydlig för arbetstagaren genom att redovisa den på lönespecifikationen. Om du inte kan korrigera den direkt på den efterföljande lönen, bör du löpande redovsa skulden på lönespecifikationen tills den är reglerad. Att du tydlig redovisar löneskulden förebygger eventuella problem.
Kan ni inte reglera löneskulden inom de närmaste månaderna? Kontakta gärna vår rådgivning för stöd i hur det ska hanteras.
Återkrav av felaktigt utbetald lön
Om du av misstag eller utifrån felaktiga uppgifter betalat ut en felaktig lön, kan den inte korrigeras i efterhand. Istället måste du återkräva beloppet genom att kräva att arbetstagaren gör en återbetalning, eller genom kvittning av den lön som betalats ut felaktigt. Kvittning är oftast svårt att tillämpa.
Huvudregeln är att en felaktigt utbetalad lön ska återbetalas. Men om arbetstagaren har tagit emot betalningen i god tro och har inrättat sig efter betalningen, har hen rätt att behålla den felaktigt utbetalda lönen.
God tro
Det är omständigheterna i det enskilda fallet som avgör om arbetstagaren varit i god tro. Hen måste själv åberopa och visa att hen varit i god tro.
- Om det tydligt framgått av omständigheterna att utbetalningen varit felaktig, som att ett alldeles för stort belopp betalats ut, borde arbetstagaren inte kunna hävda god tro.
- Rör det sig istället om en mindre summa som betalats ut regelbundet under lång tid, kan det vara enklare att hävda god tro.
- Om en arbetstagare har en lön som varierar på grund av oregelbunden arbetstid eller resekostnader, kan det också vara enklare att hävda god tro.
Inrättat sig efter betalningen
Det betyder att arbetstagaren antingen förbrukat pengarna eller låst dem till fordran med senare förfallodatum. Mindre belopp som har betalats ut i samband med den ordinarie lönen, kan du utgå från att arbetstagaren inrättat sig efter.
Återkräv beloppet direkt
Så snart du upptäckt att en felaktig utbetalning gjorts, meddela arbetstagaren att beloppet kommer att återkrävas. Om du dröjer med återkravet ökar risken för att arbetstagaren anses ha varit i god tro och förbrukat beloppet.
Så gör du
Meddela arbetstagaren att beloppet återkrävs. Skicka sedan ett återbetalningskrav med det felaktigt utbetalda beloppet till arbetstagaren.
Om arbetstagaren motsätter sig återbetalningen, får du driva in beloppet den rättsliga vägen. Men innan du kan göra det måste du kalla till lokal förhandling med de berörda fackliga parterna för att försöka lösa fråga.
Kontakta oss gärna om det skett en felaktig utbetalning av lön, så får du stöd i hur det ska hanteras.
Rätt att kvitta mot lön
Om ni har en fordran på en arbetstagare som inte kan drivas in på kommande lön enligt ovan, och som ska drivas in, kan ni undersöka möjligheten att kvitta fordran mot arbetstagarens lön. Det regleras i lagen om arbetsgivares kvittningsrätt.
Kvittning kan ske genom samtycke eller tvångskvittning. Båda två är svåra att tillämpa. Försök allra först att återkräva beloppet.
Samtycke
Arbetstagaren kan samtycka till att arbetsgivare kvittar mot lönen. Men hen kan också dra tillbaka samtycket när som helst. Det gör samtycke svårt att tillämpa och är en osäker grund för att kunna korrigera felaktigt utbetald lön.
Tvångskvittning
Tvångskvittning sker bara i undantagsfall. Det ska finnas en klar och förfallen fordran som uppkommit i samband med anställningen och som antingen grundas på ett kvittningsavtal, eller avser ersättning för skada som arbetstagaren uppsåtligen har vållat i tjänsten enligt skadeståndslagen.
Det är alltså högt ställda krav på när tvångskvittning får tillämpas, och arbetstagaren har alltid rätt att få behålla en viss miniminivå av lönen för att klara sin försörjning. Innan kvittning sker måste arbetsgivaren kontakta Kronofogden för att få beloppet fastställt, vilket typiskt sett tar några veckor.