Medarbetarsamtal

Så genomför du värdefulla och bra medarbetarsamtal

Medarbetarsamtalet är ett viktigt och bra verktyg för att planera för framtiden, nå uppsatta mål och skapa goda relationer. I den här guiden får du lära dig mer om medarbetarsamtal och hur du kan genomföra dem.

Under året ska du som chef ha en löpande dialog med dina medarbetare om hur arbetet utförs. Men minst en gång per år ska du också mer formellt stämma av mål och arbetsresultat. Det gör du i medarbetarsamtalet.

Vid samtalet går ni tillsammans igenom medarbetarens arbetsuppgifter, kunskaper, samarbetsförmåga, arbetsmål, behov av utbildning och uppnådda resultat. Det är också viktigt att ni diskuterar den upplevda arbetssituationen och samarbetet mellan chefer och arbetskamrater, särskilt med tanke på din skyldighet som arbetsgivare att utföra systematiskt arbetsmiljöarbete.

Checklista för medarbetarsamtal

  1. Förberedelser

    Både du och medarbetaren behöver förbereda er. Avsätt tid för både förberedelser inför och själva mötet. Det är bra att ta fram underlag som till exempel verksamhetsplanen, befattningsbeskrivning och ett strukturerat frågeformulär som både du och medarbetaren kan fundera över innan samtalet.

  2. Genomförande

    Du och en medarbetare deltar i samtalet. Ni utgår från innehållet i medarbetarens befattning, och analyserar arbetsresultat, prestationer och förutsättningar. Gemensamt kommer ni fram till en handlings- eller utvecklingsplan för att utveckla medarbetaren i sin befattning. 

  3. Handlingsplan

    Handlingsplanen ska innehålla vad du och medarbetaren kommit överens om. Den ska innehålla konkret beskrivna mål, som ska gå att genomföra under året och gå att följa upp. Den ska också innehålla tidpunkter för uppföljning.

  4. Uppföljning

    Utifrån handlingsplanen följer ni tillsammans upp hur medarbetaren har nått sina mål. Det ger också möjlighet att styra mot målen, eller justera vad som behövs för att nå målen. Så att medarbetarsamtalet verkligen fyller sitt syfte.

Mål

Målet med medarbetarsamtalet är att:

  • Ge dig och medarbetaren överblick av den aktuella arbetssituationen och det uppnådda arbetsresultatet
  • Ge tillfälle att stämma av uppställda förväntningar, mål, krav och önskemål
  • Ge medarbetaren möjlighet att påverka sin arbetssituation och framtida arbetsuppgifter
  • Skapa ömsesidig förståelse och kunskap om varandra i yrkesrollen
  • Ge underlag till företagets utbildningsplanering och andra kompetenshöjande åtgärder
  • Kartlägga arbetsförhållanden. 

Förberedelser

För att medarbetarsamtalet ska bli det verktyg det kan vara, behöver både du och medarbetaren avsätta tid för att förbereda er inför samtalet. Boka upp tid för både föreberedelser och själva samtalet. 

Förbered dig genom att skriva ner de frågor du vill att samtalet ska kretsa kring. Till hjälp har du några exempel nedan, och även ett dokument längst ner på sidan som du kan använda. Det kan också vara bra för dig att titta igenom medarbetarens befattningsbeskrivning innan. 

Förse medarbetaren med ditt frågeunderlag, gärna er verksamhetsplan och eventuellt befattningsbeskrivningen i god tid före mötet. Be medarbetaren förbereda sig inför samtalet genom att fundera över frågorna och hur hen bidrar till verksamhetsplanen. 

Själva samtalet

I samtalet deltar du och medarbetaren, inte fler. Ni har samtalet för att analysera arbetsresultat och prestationer, tillsammans med andra parametrar, och gemensamt komma fram till en handlingsplan för att medarbetaren ska utvecklas i sin befattning. Därför kan det vara bra att ha just befattningsbeskrivingen som ett av underlagen.

Under samtalet tar ni också fram en handlingsplan med uppföljning och bokar ny tid för uppföljningssamtal.

Handlingsplan

När ni har identifierat vad som behöver utvecklas och förstärkas gör ni upp en handlingsplan. En del kallar det för utvecklingsplan. I planen skriver ni ner det ni har identifierat, mål och hur det kan förbättras eller stärkas, eller andra åtgärder som är nödvändiga. Till exempel utbildning eller förstärkt samarbete med kollegor. Skriv ner vilka resurser som behöver avsättas och tidplan för genomförande. 

Förväntningar och mål ska vara realistiska och lätta att följa upp. Åtgärderna ska gå att genomföra inom den tidplan ni har kommit överens om. De ska också vara i linje med verksamhetsplanen och verksamhetens mål. Beskriv åtgärderna tydligt. Ha även med tidpunkten för uppföljningssamtal.

Uppföljning

När det är dags för uppföljning tar ni fram handlingsplanen och går igenom vad som är gjort och vad som är kvar. Kanske behöver ni justera åtgärder eller mål, och då sätter ni nya och reviderar den gemensamma handlingsplanen för fortsatt arbete.

Sammanfattning

Medarbetarsamtalet är ett verktyg för att nå mål och resultat inom verksamheten, och planera för framtiden. Bra genomförda medarbetarsamtal bygger ett ömsesidigt förtroende och tillvaratar medarbetarnas erfarenheter och kompetens som den resurs de är.

Avsätt tid och engagera dig i medarbetarsamtalen. Förbered dig och medarbterna noga, och följ upp resultaten. På så sätt blir medarbetarsamtalen en del av det som styr verksamheten mot sina mål, och dina medarbetare trivs bättre på jobbet och utvecklas i sina roller.