Förhandlingsprotokoll

Så skriver du förhandlingsprotokoll

Som arbetsgivare behöver du då och då genomföra förhandlingar, och det är du som bör skriva protokollet från förhandlingen. Det finns några saker att tänka på för att göra det på rätt sätt. Den här guiden lär dig vad som är viktigt och hur du skriver olika typer av förhandlingsprotokoll.

Om förhandlingsprotokoll

Huvudregeln är att förhandlingar dokumenteras i protokoll, och det är också vad vi rekommenderar. Om någon av parterna i förhandlingen dessutom begär det, måste protokoll föras. 

Du som arbetsgivare skriver förhandlingsprotokollet. Det är nämligen protokollskrivarens uppfattning om förhandlingen som skrivs i protokollet. Ibland tycker motparten inte att protokollet återger det som sagts under förhandlingen. Då ska du rätta till sakfel, men inte ge dig in i en förhandling om innehållet i protokollet. Istället kan motparten ge sin syn genom en  protokollinvändning. Då skriver du protokollet och skriver under, och sedan kan facket göra sin anmärkning som en anteckning i eller bilaga till protokollsdokumentet, och sen underteckna dokumentet.

Protokollet ska skrivas så snart som möjligt efter förhandlingen och skickas till motparten för justering.

Viktigt! Tänk på att överenskommelser i ett justerat protokoll kan utgöra ett lokalt kollektivavtal.

  • Vill du som arbetsgivare kunna fortsätta fatta ensidiga beslut i en fråga? Då ska du inte ange i protokollet att parterna har en överenskommelse i frågan.
  • Vill ni till exempel komma överens om en fråga som avviker från lagen, när det är möjligt? Då är det ett lokalt kollektivavtal ni vill ha, och då är det viktigt att det tydligt framgår i protokollet att ni har träffat en överenskommelse.

Fråga oss om du känner dig osäker.

Protokoll för olika förhandlingar

Något förenklat kan förhandlingar delas in i tre olika typer, som kräver olika typer av protokoll:

  • Intresseförhandlingar
  • Tvisteförhandlingar
  • Medbestämmandeförhandlingar enligt § 11 i medbestämmandelagen

Kraven på förhandlingen ska framgå i protokollet

En förhandling måste uppfylla vissa krav. Kraven är att:

  • förhandlingen rubriceras som förhandling
  • att ni som parter lyssnar på varandra
  • att ni som parter lämnar förslag på lösning av frågan
  • att ni som parter motiverar förslaget till lösning.

Har ni mött de kraven, har båda parter uppfyllt sin förhandlingsskyldighet, och förhandlingen kan avslutas. Det ska framgå av protokollet att kraven har uppfyllts. 

Protokollets utformning

I inledningen av protokollet ska dessa uppgifter finnas med: 

  • Rubrik
  • Ärende
  • Parter
  • Närvarande för parterna
  • Datum och plats

Sista punkten i ett protokoll ska alltid innehålla skrivningen: "Förhandlingen förklaras avslutad", eftersom olika tidsfrister räknas från den dag förhandlingen avslutas. Det gäller när förhandlingen avslutas vid sittande bord, vilket den bör göra.

I övrigt beror protokollets utformning av vilken typ av förhandling det rör sig om.

Exempel på protokoll

Här kan du se exempel på hur protokoll för olika förhandlingar kan utformas. 

 

Lagar som texten hänvisar till