Guide till arbetsanpassning

Så jobbar du med arbetsanpassning i praktiken

Syftet med arbetsanpassning är att förebygga sjukfrånvaro, och att hjälpa arbetstagare med nedsatt förmåga att utföra sitt vanliga arbete eller att återgå till arbete efter en sjukskrivning. Den här guiden är ett stöd för hur du kan jobba med arbetsanpassning i praktiken, tillsammans med arbetstagaren.

Arbetsanpassning handlar om individuella åtgärder i den fysiska, organisatoriska eller sociala arbetsmiljön. En arbetsanpassning kan vara tidsbegränsad eller varaktig. Det kan till exempel handla om ändrade arbetstider, anpassning av arbetsuppgifter, arbetshjälpmedel, socialt stöd eller personligt anpassad skyddsutrustning. Arbetsanpassning för enskilda arbetstagare behövs ibland när åtgärder i det generella arbetsmiljöarbetet inte riktigt räcker till. Det regleras i föreskrifter om arbetsanpassning från Arbetsmiljöverket.

Ditt ansvar som arbetsgivare

Du har ansvar för att ha regelbunden dialog med dina medarbetare för att förebygga sjukfrånvaro eller underlätta att komma tillbaka till jobbet efter sjukfrånvaro. Det ska finnas rutiner för hur du tar emot information om behov och agerar vid arbetsanpassning, och de ska vara kända av alla på arbetsplatsen.

Du och arbetstagaren utgår från arbetstagarens behov, och kommer tillsammans fram till om anpassningar ska göras och vilka åtgärder som behövs. Du som arbetsgivare ska sedan genomför åtgärderna.

Checklista för arbetsanpassning

  1. Arbetsförmågeutredning

    Första steget är en arbetsförmågeutredning, som kartlägger arbetstagarens arbetsuppgifter, grundförutsättningar, krav och arbetsförmåga.

  2. Mål

    Utifrån arbetsförmågeutredningen formulerar ni mål för arbetsanpassningen.

  3. Handlingsplan

    Nu gör ni en skriftlig och konkret handlingsplan för arbetsanpassningen, med åtgärder, ansvar, uppföljning och tidplan.

  4. Utvärdering av arbetsanpassningen

    När åtgärderna är genomförda gör ni en sammanfattande utvärdering för att se vad arbetet har lett till. Här kan arbetet börja om med nya mål, handlingsplaner och åtgärder, eller leda fram till olika beslut.

  5. Resultat av anpassningsarbetet

    Om arbetstagaren nu kan utföra sina arbetsuppgifter på ett tillfredsställande sätt, avslutas anpassningsarbetet. Om inte behöver du fatta ett beslut om framtiden.

Arbetsförmågeutredning

För att arbetsanpassningen ska ge bästa resultat, behöver du göra arbetstagaren så delaktig som möjlig. Bjud in till väl förberedda möten med en tydlig agenda, på en plats som är lämplig för arbetstagaren och med tillräckligt med tid för mötet. Ibland är det bra att arbetstagaren har någon med sig som stöd.

Starta arbetsförmågeutredningen med ett möte mellan chef och arbetstagare där ni går igenom punkterna nedan och skriver ner vad ni kommer fram till. Använd gärna blanketten Arbetsförmågeutredning som du kan ladda ner längst ner på sidan. 

Mål

Formulera ett mål tillsammans för arbetsanpassningen, utifrån arbetsförmågebedömningen ni har gjort. Är målet att arbetstagaren ska fortsätta med de arbetsuppgifter hen har haft hittills? Eller behöver de ändras, permanent? Om en permanent ändring behövs, vilka nya arbetsuppgifter ska arbetstagaren ges?

Handlingsplan

Nu är det dags att göra en handlingsplan. Den ska vara skriftlig och precisera de åtgärder ni kommit fram till, vem som ansvarar för vad, under vilken tid åtgärderna ska pågå och hur de ska följas upp. Handlingsplanen kan också ha med hur en åtgärd ska genomföras. 

Använd gärna blanketten Handlingsplan längst ner på sidan, eller följande frågor som stöd:

  • Vad ska göras, och vilka åtgärder ska sättas in?
  • Vem ska göra vad? Som arbetstagare, arbetsgivare eller annan.
  • När ska de olika insatserna vara klara?
  • När följs åtgärderna upp och hur?

Utvärdering

Du ska göra löpande uppföljningar tillsammans med arbetstagaren och eventuellt andra involverade, till exempel skyddsombud, regelbundet under arbetet med arbetsanpassningarna. När åtgärderna i handlingsplanen har genomförts ska ni göra en sammanfattande utvärdering.

Under arbetet med anpassningarna sker ofta olika förändringar, så ni kan behöva göra omtag och tänka nytt flera gånger. Här är de löpande uppföljningarna, och utvärderingen, till stor hjälp.

Vilken effekt har åtgärder haft? Hur går ni vidare? Behövs en ny arbetsförmågebedömning, nytt mål och ny handlingsplan? Har arbetsanpassningen lyckats så att arbetstagaren numera kan utföra sina arbetsuppgifter på ett tillfredsställande sätt?

Resultat

Om arbetstagaren efter arbetsanpassningen kan utföra sina arbetsuppgifter på ett tillfredsställande sätt, avslutar ni arbetsanpassningen. Följ särskilt upp utvecklingen och att allt löper på som tänkt åtminstone under en tid efter avslutad arbetsanpassning, så att inga nya risker uppstår.

Om du bedömer att du uppfyllt arbetsanpassningsansvaret, och det ändå inte finns några tillgängliga arbetsuppgifter som arbetstagaren kan utföra på ett tillfredsställande sätt, behöver du fatta ett beslut om framtiden:

  • Låt förhållandena förbli oförändrade
  • Undersök möjligheten att gå skilda vägar
    • Är det möjligt att säga upp anställningen på grund av personliga förhållanden, eller möjligen arbetsbrist om det har uppstått i verksamheten?
    • Försök träffa en överenskommelse som innebär att den anställda slutar, ett utköp. 

Kontakta alltid din rådgivare på Fremia i frågor som rör uppsägningar eller överenskommelser om att arbetstagaren slutar.

Bra att känna till

Blanketter