Medarbetarsamtal

Målsättningar och handlingsplan för chefer

Hur konkurrenskraftig är verksamheten och är kompetensen tillräcklig? Medarbetarsamtalet kan ge dig svar.

Det här materialet vänder sig i första hand till små och medelstora verksamheter. Medarbetarsamtalet är ett bra instrument för att i planerade, återkommande och öppna diskussioner mellan chef och medarbetare skapa goda relationer och kunna tillgodose individens mål, utveckling och resultat hos arbetsgivaren.

En löpande dialog om mål och arbetsresultat

Under året ska chef och medarbetare ha en löpande dialog om hur arbetet utförs, men minst en gång per år ska arbetsgivaren eller dennes företrädare mer formellt stämma av mål och arbetsresultat med den anställde. Vid detta samtal måste chefen konkretisera sin uppfattning om medarbetaren.

Medarbetarsamtalet ska vara utgångspunkten för hur verksamheten långsiktigt ska stärka sin konkurrenskraft via kompetensutveckling av de anställda. Vid samtalet går man tillsammans igenom medarbetarens arbetsuppgifter, kunskaper, samarbetsförmåga, arbetsmål och uppnådda resultat. Dessutom kartläggs den anställdes starka och svaga sidor och eventuella behov av utbildningsinsatser.

Det som framkommer under medarbetarsamtalet ligger sedan till grund för det lönesamtal som också ska genomföras minst en gång per år. Frågeställningar av helt annan karaktär kan dyka upp under samtalet som det inte går att förbereda sig för. Då är det viktigt att ge utrymme även för dessa.

Till sist bör medarbetarsamtalet resultera i en handlingsplan.

Förbered dig för medarbetarsamtalet

Medarbetarsamtalet är ett verktyg för arbetsgivare och chefer. Det är viktigt för verksamhetens resultat att både chefer och medarbetare avsätter tid och förbereder sig. Det är även viktigt att medarbetarna deltar aktivt och tar ansvar för att nå uppställda mål. Att arbetsgivaren har kunskap om de anställdas kompetens är en strategisk fråga.

För att samtalet ska bli effektivt krävs att både chef och medarbetare avsätter tid för förberedelser, genomförande och uppföljning. Med uppföljning menas att överenskomna aktiviteter och åtgärder blir genomförda och att en tidsplan finns för detta.

Mål

Medarbetarsamtalet syftar till att

  • ge chef och medarbetare en överblick av den aktuella arbetssituationen och det uppnådda arbetsresultatet
  • ge tillfälle att stämma av uppställda förväntningar, mål, krav och önskemål
  • ge medarbetaren möjlighet att påverka sin arbetssituation och framtida arbetsuppgifter
  • skapa ömsesidig förståelse och kunskap om varandra i yrkesrollen
  • ge underlag till företagets utbildningsplanering och andra kompetenshöjande åtgärder
  • kartlägga arbetsförhållanden.

Det är viktigt att förväntningar och mål är realistiska och lätta att följa upp. Självklart finns det ett samband mellan lönesättning och medarbetarsamtal men det är viktigt att sära på tillfällena för genomförandet av dem. Själva lönerevisionen/lönesamtalet ska ske vid det tillfälle då chefen bedömer medarbetarens resultat, prestation med mera utifrån gällande lönepolicy och löneavtal.

Genomförande

I samtalet deltar endast chef och medarbetare. Avsikten är att analysera arbetsresultat och prestationer för att sedan gemensamt komma fram till en handlingsplan för att utveckla den anställde i sin befattning.
Innehållet i befattningen bestäms av arbetsgivaren. För att man enklare ska kunna genomföra analysen av arbetsresultat bör det finnas en översiktlig befattningsbeskrivning över tjänsten. I medarbetarsamtalet beskrivs innehållet i befattningen med eventuella befogenheter och mandat.

Bedömning av prestationerna

Chef och medarbetare ska tillsammans utvärdera arbetsresultatet och det är därför viktigt att den anställde deltar aktivt i detta. Det är också viktigt att det är prestation och kompetens som bedöms och inte individen.

Handlingsplan – utvecklingsplan

När man identifierat vilka områden som behöver förstärkas och utvecklas gör man tillsammans upp en handlingsplan. I den dokumenteras utbildningsinsatser, vilka resurser som behöver avsättas, tidsplan, genomförande till exempel vid intern eller/och extern utbildning samt andra åtgärder som anses vara nödvändiga.

Vid fastställandet av målen är det viktigt att dessa är genomförbara inom den överenskomna tidsramen och att de går att följa upp. De ska beskrivas tydligt och vara i linje med verksamhetens mål.

Chef och medarbetare ska vara överens om planen och dess innehåll. Därefter bör man sätta ut tidpunkt för uppföljningssamtal.

Samtalets innehåll – exempel

Vilka frågeställningar är det då som kan tas upp i ett medarbetarsamtal? Några exempel kan vara

  • arbetsuppgifter – innehållet i befattningen
  • kompetens – utbildningsbehov
  • ledarskap och stöd – närmaste chef
  • information – får du den information du behöver i arbetet
  • återkoppling – arbetsresultat med mera
  • samarbete och stöd – arbetskamrater
  • upplevd arbetssituation – trivsel, stress med mera.

Det är också viktigt att vara överens om definitionerna i varje frågeställning så att det inte uppstår missförstånd. Självklart går det bra att lägga till eller ta bort det som inte känns rätt eller angeläget, huvudsaken är att man är överens om frågorna och definitionen.

Sammanfattning

Oavsett vilken inriktning verksamheten har, är den i allt större utsträckning konkurrensutsatt och det är naturligt att göra medvetna satsningar på utbildning och kompetensutveckling. Det är också viktigt att under samtalet diskutera den upplevda arbetssituationen och samarbetet mellan chefer och arbetskamrater, inte minst med tanke på arbetsgivarens skyldighet att utföra systematiskt arbetsmiljöarbete.

Medarbetarsamtalet ska ses som ett verktyg för att nå uppsatta mål och resultat inom verksamheten och att få en bättre förståelse för varandras roller och sätt att arbeta genom en målmedveten planering för framtiden. Genom att skapa goda relationer och samtidigt satsa på utbildning bygger man också upp ett ömsesidigt förtroende och skapar förutsättningar att tillvarata medarbetarnas erfarenheter och kompetens som den resurs de är.

Avslutningsvis är det viktigt att göra en avstämning och uppföljning av det som man enades om i handlingsplanerna och vad som i övrigt kommit fram under samtalen, inte minst om arbetsmiljöfaktorer som stress, trivsel, arbetssituation och så vidare. Framkommer nya behov av åtgärder ska de tas med vid en revidering av den gemensamma handlingsplanen för fortsatt arbete.

Underlag till medarbetarsamtalet

Arbetet

  • Upplever du arbetsuppgifterna som intressanta, meningsfulla och utvecklande?
  • Skulle du vilja ändra på något?
  • Upplever du förväntningarna på dig som tydliga för vad du ska klara av i ditt arbete?
  • Om inte – hur skulle du vilja att det var?

Arbetsmiljön

  • Hur upplever du din relation till dina arbetskamrater vad gäller:

     – Öppenhet?
     – Samarbete?
     – Stöd och uppmuntran?
     – Annat?

  • Får du det stöd du behöver av din chef?
  • Får du återkoppling på dina arbetsinsatser?
  • Hur upplever du din arbetssituation gällande arbete som kan skötas på distans när det kommer till:

     – Krav från arbetsgivare?
     – Egna krav på prestation?
     – Behövs hjälp med avgränsning?
     – Annat?

  • Hur upplever du din fysiska arbetsmiljö vad gäller:

        – Buller?
        – Ljus?
        –Värme/kyla?
        –Ventilation?
        – Annat?

  • Har du den arbetsutrustning eller de hjälpmedel du behöver i ditt arbete?
  • Annat som du anser behöver förbättras?

Framtiden

  • Vilka mål skulle du vilja uppnå i ditt arbete med hänsyn till organisationens framtida behov av utveckling under det närmaste året?

Personlig utveckling och utbildning

  • Vilka är dina personliga önskemål, ambitioner och planer vad gäller utbildning och personlig utveckling?
Uppdaterad
för 7 månader sen