Vad händer när det är dags att komma tillbaka till arbetsplatsen?

Coronakrisen: Många är överens om att det förmodligen inte kommer att bli som tidigare när det är dags att komma tillbaka till arbetsplatsen efter distansarbete eller korttidspermittering. Men det kan vara ett bra tillfälle för dig som arbetsgivare att ta lärdom av erfarenheterna från distansarbete. Ta del av vår checklista och tips för återgången till arbetsplatsen.

För många verksamheter blev det helt nytt när i princip allt arbete skulle skötas hemifrån. Nu funderar många på hur det kommer att bli framöver. De flesta är nog överens om att det förmodligen inte kommer att bli precis på samma sätt som det var innan pandemin. Men på vilket sätt kan vara oklart.

Ta lärdom av det positiva

Vi har lärt oss mycket sedan pandemin startade och arbete hemifrån blev det nya normala för många. Det kan vara en god idé att utgå från det vi har lärt oss. Att ödmjukt tillåta sig att pröva nya arbetssätt även då man kanske inte alltid vet vad som kommer att passa verksamheten och medarbetarna bäst.

Kontroll, förbättringar och uppföljning

Genomförda åtgärder behöver följas upp, utvärderas och eventuellt förbättras. Nya åtgärder kan behöva genomföras för att även framöver kunna klara verksamhetens behov på ett fortsatt bra sätt.

När det är dags att komma tillbaka

För att fortsätta minimera risk för smittspridning när det är dags att komma tillbaka till arbetsplatsen behöver du tänka igenom hur detta ska ske. 

Ska alla komma tillbaka samtidigt eller ska det bli en mjuk stegvis upptrappning där endast vissa återgår till arbetsplatsen? För dem som kommer tillbaka och inte träffats på länge kan vissa instruktioner behövas utöver de som redan rekommenderas av myndigheterna. Om det finns möjlighet att utföra arbetet hemifrån så ska det göras så länge som rekommendationen gäller.

Se rekommendationerna på sidan coronavirus: Länkguide för arbetsgivare.

Tänk efter före

Du kan också tänka igenom hur ett typiskt arbetspass går till på din arbetsplats. Från det att medarbetare kommer till arbetsplatsen till det att arbetsplatsen lämnas efter slutfört arbetspass. Till exempel om det behövs särskilda åtgärder för att möjliggöra fysisk distans på arbetsplatsen och undvika smitta.

Checklista för återgång till arbetsplatsen

  1. Hur många ska få finnas i samma rum på arbetsplatsen?
  2. Hur många ska äta lunch i lunchrummet samtidigt?
  3. Finns det vissa trånga utrymmen, till exempel omklädningsrum, där särskilda instruktioner behövs för att skapa möjlighet till att hålla fysisk distans?
  4. Går det att påbörja respektive sluta arbetet vid olika tider?
  5. Kan medarbetare ta sig till arbetet utan att åka kommunalt?
  6. Behövs särskilda åtgärder för medarbetare som tillhör riskgrupper?
  7. Går det att glesa ut arbetsstationer så att fysiskt avstånd kan hållas?
  8. Hur ska interna möten hanteras? Vilka möten kan genomföras digitalt och vid vilka möten behöver ni träffas fysiskt?
  9. Vad gäller för besökare på arbetsplatsen?

Exempel på övriga frågor att fundera över

  • Vad har verksamheten lärt sig från den långa tid av arbete hemifrån som kan tas med i det fortsatta arbetet?
  • Hur kan du som arbetsgivare organisera arbetet på bästa sätt utifrån nya förutsättningar? Är det tydligt vem som ansvarar för vad i ert nya arbetssätt?
  • Vilka arbeten och arbetsuppgifter kan utföras på distans och vilka behöver utföras på arbetsplatsen? Kan korta avstämningar göras på distans medan kreativa arbeten kan göras på arbetsplatsen?
  • Hur kan du öka trivseln och stötta ett gott kollegialt arbete för enskilda medarbetare och grupper i det nya arbetssättet - såväl för dem som är på distans som på plats? 
  • Ges medarbetare och chefer rätt förutsättningar axla sina respektive roller i det nya arbetssättet?
  • Har du koll på och följer upp hur medarbetare mår i sitt arbete under de nya förutsättningarna?
  • Behöver arbetsutrustning, programvaror etcetera uppdateras?

Vad säger arbetsmiljölagstiftningen?

Utifrån ett arbetsmiljöperspektiv ska du som arbetsgivare löpande undersöka arbetsförhållandena och göra riskbedömningar, säger reglerna. Åtgärder ska vidtas, handlingsplaner upprättas och genomförda åtgärder kontrolleras om de haft förväntad effekt.

Detta kallas för systematiskt arbetsmiljöarbete. Det är ett arbete som skyddsombud och medarbetare ska ges möjlighet till att medverka i. Om du behöver råd och tips, prata gärna med mig, eller någon av mina kollegor.

Systematiskt arbetsmiljöarbete för distansarbetande eller korttidspermitterad personal

De verksamheter som har korttidspermitterade medarbetare, eller medarbetare som arbetar hemifrån, behöver följa upp vilka effekter detta hittills har haft. Åtgärderna behöver utvärderas och förbättringar kan behövas framöver.

Från ett arbetsmiljöperspektiv innebär det att även arbete som utförs hemifrån ska omfattas av arbetsgivarens systematiska arbetsmiljöarbete. Sådant arbete kan behöva genomföras på nya sätt med tanke på att inte alla är på arbetsplatsen. Det som tidigare varit normalt är inte längre det.